票據凭证管理规定(方正阀门).doc

票据凭证管理规定 编写人——夏国良 总则 为规范公司票据凭证的管理行为，严肃财经纪律，特制定本管理规定。 公司所发生的经济管理行为的票据凭证，适用本规定。 本规定所称票据凭证，是指在公司报销的各种发票、公司自制单据、外部单位制作的规范化单据。 票据凭证报销的种类 获取的国税、地税机关监制的有效期内的各种发票；如：增值税专用发票、运输发票、住宿发票等各种发票； 获取由财政部门监制有效期内票据和收款收据；如：各级行政机关开具的省级财政厅监制的收款收据等票据； 因公司业务需要，经董事长或总经理审核批准的税务机关认可的其他票据； 公司自制的各种单据凭证；如：用款申请单、费用报销审批单、差旅费报销单、材料（物资）入出库单、设备（物资）验收单等各种自制单据； 获取的外部单位制作的各种单据凭证；如：外部单位与我公司经济业务往来过程中，收到的收款收据、送货单、对账单、设备（物资）合格证书等各种单据凭证。 票据凭证的报销要求 获取的外部凭证，真实可靠、内容填写完整、及时、书写清楚； 外部凭证是单位开据的，必须盖有填制单位的公章；单位公章是指：单位法人章、财务专用章、发票专用章、结算专用章、业务专用章等；是个人开据的，必须有填制人员的签名或盖章； 公司自制的凭证，必须由经办部门负责人签名或盖章。票据大小写金额必须清楚相互一致； 凡属工程项目建设和生产使用的材料报销凭证，经有关部门批准的经济业务的批准文件（合同、协议等文件）、以及送货单、产品（设备）合格证书、入库验收单、质量检验单等相关单证作为原始凭证（发票）的附件，到财务办理支付手续； 委托外部加工产品的报销凭证，经有关部门批准的经济业务的批准文件、以及材料外出时的出库单据，加工合格后的部件的入库验收单、质量检验单等相关单证作为原始凭证（发票）的附件，到财务办理支付手续； 因公出差在外取得的住宿发票，必须开具公司名称全称或住宿人的姓名、住宿日期、住宿人数、单价金额等； 票据凭证的“品名”栏内原则上不能写诸如“办公用品”、“电脑耗材”之类；数量栏内不能填写“一批”；种类较多时，可按照上述方式开具，但必须附税务机关认可的物品清单，应注明物品名称、计量单位、数量、单价及盖售货单位公章； 一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写。 票据凭证报销的审查流程 财务报销严格执行公司《报销管理制度》的规定； 持票据凭证报销前必须办好审批手续，包括审批人、经办人、证明人、验收人、质检人等相关业务资料的申报手续等；否则，不予办理报销付款结算手续； 付款部门在填写《用款申请单》时，应填写清楚付款方式，如：银行转账、电汇、网银、银行承兑汇票、现金等；付款方式为银行承兑汇票、现金时，必须有供应商开具收款收据并签章，供应商为个体，必须有供应商本人开具收款收据并提供供应商本人的身份证复印件； 收据为银行承兑汇票收据，收据内容应注明银行承兑汇票的编号、出票人、付款行、被书人、出票日期、票据到期日等基本数据；收据为现金收据，收据内容应注明收到“现金人民币”的字样；如果公司董事长或总经理认为其他形式的付款，供应商也须开具收据，收据内容应填写明付款方式。 销售业务收到的款项为银行承兑汇票，若客户未在票据上背书签章的不规模行为，公司业务员应在公司财务部门的指导下，向客户索取由客户起草的“未在银行承兑汇票上签章”的《声明》，声明中应写明除第十九条第二款中的汇票基本信息之外，必须特别声明：“因客户（注：指客户名称全称）未在本银行承兑汇票上签章背书，给贵公司（注：指我公司名称全称）造成的一切经济损失，由本公司（注：指客户）承担”；声明必须盖有客户法人公章，若能盖客户财务专用章也应盖之。此声明应与汇票复印件、客户营业执照复印件（若个体经营者，经本人签名的身份证复印件）一同另行保管，保管期限为该汇票到期日另加二年的债权法律诉讼时效期；登记备查账簿。 严格执行结算制度，凡超过现金结算起点的业务，采用银行账户转账结算，收款单位的银行户名必须与发票公章一致，否则不予办理付款手续；若报销的发票，需提供原始凭证的，公司自制入库单或外部送货单等单据的单位名称必须与发票公章一致。 获取外部原始凭证及发票，持多张报销时，要填写公司规范的粘帖笺；属于多种经济内容的原始凭证，不许粘在同一粘贴笺上，按材料采购、委托加工的《用款申请单》，《差旅费报销单》，《费用报销审批单》分开另粘；《费用报销审批单》的报销内容较广，报销时的原始凭证较多，应分类，如过路费，招待费等进行粘贴。 凡应获取增值税票据的，必须获取增值税票据，否则，没有正当理由的，总经理及财务部门不许办理报销手续。 凡出现下列情况之一的票据，不许报销付款 票据没办理报销审批手续的； 物按报销管理制度规定应有合同而未提供合同，没有请购手续，出入库手续不齐全的； 票据大小写不相符，描笔、涂改的； 票据事项、时间不