竣工档案案卷构成是及质量要求.doc

竣工档案案卷构成及质量要求 一、术 语 （一）案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。 （二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。 （三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。 （四）档号：由分类号和案卷号组成。 二、案卷组卷要求 （一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和保管。 （二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。 （三）案卷内文件材料制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真件）应复印保存。 （四）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。 三、卷内文件的排列 （一）管理性文件按建设程序、问题、时间或重要程度排列，分别放在本办法有关章节中。 （二）设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装调试和运行维修材料等顺序排列。 （三）竣工图按里程、图号排列。 （四）卷内文件一般文字材料在前，图样在后。 四、案卷的编目 （一）编写案卷页号 1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 2、页号的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页号. 3、卷内目录、备考表不编页号。 4、案郑的页号，要求以件为单位编写小流水号。 5、页号暂用铅笔编写。 （二）案卷封面的编写 1、案卷封面：采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面，式样见附件一。 2、案卷题名：案卷题名应简明、准确，提示卷内科技文件材料的内容。每一案卷题名都要写：“佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目”字样。 （1）项目技术文件案卷题名的表示形式 佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目第××合同段××桩号××工程××结构××名称。 示例：佳抚公路二龙山至寒葱沟段工程项目第一合同段K0+000-K5+000路基工程土石方填筑检测表。 （2）管理性文件案卷题名的表示形式 佳抚公路建三江段公路建设项目+责任者+问题+名称 示列：佳抚公路建三江段工程指挥部关于加强安全生产管理的通知。 3、编制单位：填写卷内文件材料的形成单位或主要责任者。如果编制单位较多，可选择两个主要的编制单位填写。 4、编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。 5、保管期限：参见《附件：黑龙江省交通厅公路工程交工、竣工文件材料归档范围和保管期限表》 6、密级：按交通主管部门有关保密规定执行。 7、档号：填写档案的分类号和案卷顺序号。 8、档案馆号、缩微号：暂不填写。 9、外封面中“案卷题名、编制单位、编制日期”内容填写时，用3号黑体字打印在150g白色纸上，贴在对应位置。 由于“案卷题名”编写内容的前段“××公路××段”，已用大粗号黑体字统一印制在档案盒中央部位，在外封面“案卷题名”填写时，可将“××公路××段”九个字省略不写。 外封面“档号内容”填写，用4号黑体字，一行打印在150g白色纸上，贴在对应位置。例：“GL5·1·RD·RZ·1·5-×××”。“×××表示留空格位置，待今后统一编写流水号用。 五、案卷脊背项目的编制 案卷脊背的项目有档号、案卷题名，格式见附件二。档号内容填写用3号（2cm厚卷盒可用4号）黑体字分两行横排打印。例：第一行填写“GL5·1·RD·RZ”，第二行填写1·5-××ד。×××表示留空格位置。 脊背“案卷题名”内容，用3号黑体字自右至左竖写，首行空两字。桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。“ ××公路××段”不能省略。 脊背内容统一打印在150g白色纸上，再贴在脊背对应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm。 六、卷内目录的编制（式样见附件六） （一）顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。 （二）文件编号：民文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。 （三）责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者的通用标准简称。 （四）文件题名： 1、原文上有标题的，可以照录下来。 2、原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号。 3、每件文件材料的标题，在拟写时要顶格，一横格内书写两行。 4、文件题名要完整地拟写在卷内目录内。 （五）日期：填写文件的形成时间。填写时间时可省略“年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号。 （六）页数：应填写每件文件材料的页数。 （七）备注：留等对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注具体载体的档号）。 七、卷内备考表的编制 （一）卷内备考表（式样见附件四）要标明案卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总