第三章5 t 档案整理工作.doc

第三章 档案整理工作 [教学目的与要求] 通过讲授，使学生了解档案整理工作意义、内容和要求，重点掌握全宗理论的形成。了解立档单位的构成和全宗的划分及全宗的补充形式，全宗内档案的分类、立卷原则和要求等内容。 [教学重点与难点] 教学重点：1、立档单位的构成和全宗的划分。 [教学内容] 第一节 档案整理工作的内容和原则 一、档案整理工作的概念及内容 1、档案整理工作 档案整理工作就是指建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。或可阐述为：将处于零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。整理工作是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。 2、档案整理工作的内容 档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、文书立卷、案卷的排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。这一系列业务工作一般由不同的工作机构和人员分别承担：文书立卷工作一般由文书部门和文秘人员承担；全宗内分类、案卷排列与编号、编制案卷目录的工作一般由档案室(处、科)承担；全宗的划分和排列多由档案馆承担。但在某些特殊情况下，档案室和档案馆也要超出其职则范围的部分或全部整理工作。这样，对于档案机构来说，其整理工作的内容就大体表现为三种情况： (1)系统排列和编制案卷目录 这种情况一般存在于档案室，即对已经立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果用编制案卷目录的方式固定下来。 (2)局部调整 这种情况一般存在于档案室或档案馆，即对原有整理结果中不合理、不完善之处进行局部的改动、调整。 (3)全过程整理 这种情况多存在于档案馆，即进行从立卷到全宗的划分和排列等全部整理工作。 总之，档案的整理工作，从其业务工作性质上看，又可分为系统化和基本编目两大部分。系统化和基本编目在工作中总是交叉进行。 二、档案整理工作的原则 整理工作一般应遵循以下三项原则： 1、尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系 档案是历史的原始记录。这些原始记录在形成过程中具有密不可分的历史联系。整理工作在建立档案实体秩序时，必须尊重和维护档案的本质特征。保持档案文件之间固有的历史联系，使这种历史联系体现于实体秩序状态之中。这是档案整理工作的根本性原则，也是全宗思想对整理工作的必然要求。 档案文件的历史联系也可被称为“内在联系”或“有机联系”，主要是指档案文件在生产和处理过程中所形成的固有联系。这种联系足以真实反映再现档案产生、处理并发挥作用、价值的真实过程、状态和规律。在整理工作中要最大限度地保持档案文件之间的历史联系，使这种联系在档案的实体秩序状态中反映出来，可以充分体现档案的本质特性。 档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面。来源联系：一般是指形成档案的社会主体(组织和个人)。不同来源的档案反映不同社会主体的历史活动面貌及其相互关系；内容联系：内容联系是指档案文件内容所涉及的问题或事务。解决同一问题、处理同一事物所形成的档案文件之间具有不可分割的联系。档案文件只有保持了来源方面大的联系，内容联系才会更有意义。内容联系是档案整理最重要的一个方面，但不是唯一的联系，不能过分强调却忽视了文件来源、时间等方面的联系；时间联系：时间一般是指档案的形成时间，因为所有的社会活动都只能在特定的时间中进行，所以，保持了时间上的联系就能够准确地反映出社会活动过程的阶段性、完整性与真实性；形式联系：形式一般是指档案文件存在与表达形态方式等因素。如文种、载体材料及记录方式等。不同的文件形式往往有不同的作用功能，能承担不同的任务，并反映一些特定的工作关系。如请示与批复，会计档案中的凭证、帐簿与报表，既有不同功能，又能反映出一种特定的工作关系与程序。 档案的种类极其复杂，各种档案文件在整理中对其历史联系的要求也各不相同。档案的整理方法及实体秩序状态上又具有唯一性、确定性的特点。因此要保持同一档案对象在整理中同时保持各种联系是不可能的。一定要根据不同类型档案的不同情况和要求，去全面综合性地考虑并确定保持历史联系的问题。 2、便于保管和利用 整理工作作为档案管理工作的核心与基础，必须符合简洁便利、有效等管理的基本要求，使管理结果便于保管和利用。这一原则与保持历史联系原则结合运用就是在尊重档案本质特性、保持档案文件历史联系的前提下，尽量采用简便有效的方法去整理，并使档案保管、利用起来都比较方便。 一般情况下，只要以全宗原则为核心的方法整理档案，就可以基本上同时满足两项原则的基本要求。但在某些特殊情况下，二者之间可能会发生一定的矛盾。这就需要具体情况具体分析对两项原则能够恰当的把握。在处理二者的关系时有一个基本问题要清