会议执行案修概述.docVIP

广西奇杰科技股份有限公司 第二次世界互联网大会·广西分享峰会 （会议内部流程及工作分工） 一、会议时间： 2016年5月21日(星期六)下午13：00-18：00 13：00～14：00 嘉宾与商家签到 10:00前工作人员到位 二、会议地点：广西区人民会堂（南宁市青秀区东葛路10号，民族广场北部） 三、会议总人数：：540人（嘉宾人数约10人、商家约500、公司高管及工作人员30人） 四、指导单位、支持单位、主、单位 等， 工作时间推进流程 5月12日 成立活动运作小组 小组成员分工落实 招商方案、会议执行案已落实 会议场所所有报备工作到位 人员邀请 确定嘉宾、记者及特约领导名单 制作邀请函，票务，并确认无误 部分嘉宾、记者及来宾请柬送达 贵宾台卡落实（按名单准备） 与会企业资料、会议资料（招商手册、手提袋）准备到位 条幅、彩虹门、气球、签到墙、签名墙、LED内容、主题背景版、会议流程表、股权证设计、公司宣传片制作完成时间落实 领导讲话落实（指定人员） 礼仪小姐落实 保安人员落实 21日事项安排 5月15日 12日落实事项催办到位 人员邀请 所有 邀请嘉宾、记者、主持人、来宾沟通完毕 重点嘉宾请柬送达完毕 参会嘉宾初步名单统计（人员与数量） 活动管理 话筒、指引牌落实 鲜花、嘉宾卡落实 X展架落实 其他物品落实（礼品、招待烟、打火机、烟灰缸、矿泉水） 主席台落实、台花落实、高档沙发10套落实 工作人员出入证、参会嘉宾车辆数据落实 分享贵宾无线耳麦落实 现场制作物料落实 5月19日、20日 15日事项催办到位 人员邀请 最后确认邀请嘉宾、记者、来宾到会情况 视情况补充嘉宾并落实 活动管理 布置会场对接，须在20日12:00前落实到位 所有准备物品在20日14:00之前必须到位 最后落实所有准备工作，20日14:00之前必须到位 接待会议室落实 21日人员分工落实 5月20日安排相关工作人员彩排 5月21日 10：00（北京时间） 全体工作人员到位 完成各项准备工作 主席台安装完毕 音响调试完毕 会场氛围布置到位 气球、彩虹门升起 签到台布置 会标、条幅、巨幅彩喷画到位 贵宾休息室布置出，配好招待烟、打火机、烟灰缸、矿泉水 工作人员（含礼仪小姐）到位，按分工配合完成各项工作 会议备品准备到位 活动物品检查 人员检查 物品检查 资料检查 礼品检查 会场检查 全程摄影、摄像协调 签到 嘉宾签到（佩戴胸花） 媒体签到（佩戴胸花） 会场引导 资料分发 物料及工作人员安排 附表一：现场物料前期筹备 区域 物料准备 数量 负责人 完成时间 备注 现场 主题背景墙 1 夏宏光 横幅 1 红地毯 1 签名墙 1 易拉宝 2 空飘 10 主席台台花 1 罗马柱 1 拱门 3 签到桌（台布） 10 签到本 5 LED屏 2 签字笔 10 名片箱 1 领导发言稿 主持稿 项目PPT制作 签约合作协议书 会议流程单 公司宣传资料 陈 公司产品宣传片 夏宏光 手提袋 音响设备及调试 摄影、摄像机 贵宾短沙发 演讲台 场地标识牌 （媒体区、休息区） 夏宏光 导示牌 绿色植物布置 无线话筒 贵宾胸花 礼仪服装 主持人服装 夏宏光 背景音乐 无线网络 手提电脑 股权证 《云战略》书 礼炮 矿泉水 POS机 收据 邀请函 门票 安保人员服装 黄昌 对讲机 附表二：会议工作人员安排 类别 内容 负责人 备注 总指挥 总调度 刘俊宏 外场接待组 媒体引领、嘉宾引领、媒体签到、签到版签名 夏宏光 内场接待组 资料装袋派发、嘉宾引领 后勤组 按计划采购物料 运输组 配合后勤组运输物料、会议结束后将剩余物料清点运回 策划组 负责会议现场策划、文案及与策划公司对接（含广告方面内容） 现场执行组 负责整场会议现场执行