工作方法与时间管理资料.ppt

卓越团队 工作方法与时间管理 2016年5月7日 前 言 一天忙忙碌碌，到下班的时候，却记不住今天做了什么； 工作总是被动，被叫去开会，被临时的事情打扰，被琐碎的事情牵绊； 由于工作太多、太杂，导致个别事项遗忘； 许多事情堆积如山，导致每件事都是事到临头才匆忙完成； 花了很多时间和精力做一件事情，得到的却是领导的批评； 工作永远不够完美，总有自己想不到的地方被领导指出来。 我们很多时候都有这样的苦恼 凡此种种，大多可以归结为三方面的问题： 前 言 一 工作意识 不到位 工作方法 不得当 时间管理不科学 1、找准定位：找准做事的角度与分寸 做一件事之前需要对事情有一个基本的、清晰的了解，只有“人明白”才能把“事做清楚”。 做事之前先问自己一个问题： 我在这件事上扮演什么角色？ 1、找准定位：找准做事的角度与分寸 领导布置的→重要紧急→马上做 自己本职的→重要 →按时做 自己本职的→不太重要 →抽时间做 配合他人的→重要 →提前完成自己的任务，配合别人的时间 配合他人的→不重要 →安排下属配合做 形式性的 →浪费时间 →不做 (1) 按事情来源划分 1、找准定位：找准做事的角度与分寸 领导责任——统筹下属及相关单位人员完成 直接责任——亲自做，马上做 专项责任——划清界限，按计划节点完成 参与责任——站在自己岗位/部门职责的角度把控风险、建言献策 研究责任——在边界条件（制度、费用、资源）内创新思维 (2) 按承担责任划分 1、找准定位：找准做事的角度与分寸 站在领导的高度想问题 站在自己的岗位做事情 友情提示 2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作 核心职责是一个岗位为企业创造价值的关键点 人的时间和精力是有限的，如果不报时间和精力投放在核心职责上一定是“种了别人的地，荒了自家的田”。 比如：负责分管内装设计的设计副经理的核心职责是管理好内装设计，配合领导完善部门管理，而把大量的时间和精力花在现场施工管理，制定现场施工计划等方面，设计管理和部门管理一定不会出色。 即便把时间和精力投放在核心职责中，也存在如何二次分配的问题。 比如：我们K区全套施工图阶段平均每个专业出图量大约1100张图纸，审核一张图纸时间为10分钟。按照一套施工图4个月完成，4个月内我们每个工程师花在审图的时间每天2.6小时，还有图纸修改完后的复审、会议、打电话沟通、现场检查等时间。 2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作 种了别人的地 荒了自己的田 友情提示 3、计划意识：工作计划难在应用 我们每个人都知道计划管理，但真正能够在自己工作中充分应用时非常难。和销售部不同，设计部门的计划比较难确定，存在持续性和外界制约的不定性，但是依然有可循之规。 方法一：根据年化工作确定计划 例：接到新项目后每个项目工作是重复进行的，我们完全可以预知，并纳入长期计划，提前准备。 3、计划意识：工作计划难在应用 方法二：根据事项倒排计划 3、计划意识：工作计划难在应用 方法三：制定周工作计划 事实证明，年度计划太粗，月度计划也存在较大的变数，周计划是切实可执行的计划，最好周末做好下一周的详细计划，同时把下周的重要工作先排上时间表。 3、计划意识：工作计划难在应用 方法四：制定专项工作计划 要明确：预计时长、责任人、关联人、主题。 工作一定要有成果！ 不能议而不决。 如果计划中不包含变化 那么计划将不得不变化 友情提示 3、计划意识：工作计划难在应用 （1）工作不是越细越好 同样做一件事，有不同的深度和细度，以达到要求为好，不要每件事都苛求完美，一旦付出的时间和精力与效果不成不理，所有多余的付出都是无用功。 4、化繁为简：思路清晰、把握主线 （2）以结果为导向 所有的过程都是为了结果，当过程中的一些事情与结果没有必然联系时，这些事情就不是本事项的过程。 拘泥于完美的过程，忘记结果是专业技术人员通常出现的问题！ （3）分清主次 既然你没有办法把所有的事情做到完美，那就把必须做完美的事情做完美！ 岗位核心职责就是必须做完美的事。 （4）建立模板 我们工作中大多都是重复性的工作，如果第一次做完之后，我们就迅速建立模板，第二次做的时候，就可以大大节约时间，并且保证同类工作的质量相同提高效率节约时间。如果一旦出现工作移交，也能保证工作质量不因人员变化出现闪失。 4、化繁为简：思路清晰、把握主线 聪明的人越做