正版电话及电话卡管数理制度.doc

电话及电话卡管理制度 编号：DA-2011-XZ-001 受控状态：受控 发文编号: 德行字【2011】第012号 编写： 审核： 签发： 主 送： 抄 送： 签发日期： 实施日期： 修订记录 类别：A-增加；M-修改；D-删除 修订日期 版本号 修订类别 描述 修改人 2011年6月14日 M 电话及电话卡管理制度 李玉琴 电话及电话卡管理制度 一、目的 为加强对内部电话使用的管理、勤俭办公，特制订本制度。 二、范围 适用于公司全体员工。 三、职责 1．由行政人事部负责办公电话及设备使用的管理和监督； 2． 由财务部负责办公电话费用的管理； 3. 各部门有责任遵守本制度的所有规定。 四、工作规定 1． 电话礼仪 （1）接听电话的标准用语为：“您好，德奥公司！”总的要求是规范、简洁、礼貌，话筒轻拿轻放。 （2）员工打电话，主要是与外界沟通，方便开展业务，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 （3）电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快。 （4）来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。 （5）一般由专门人员接听，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。 （6）对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方，“对不起，声音有点小。” （7）通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。 （8）通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。 （9）打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。 （10）无特殊情况不允许使用免提，以免影响其他同事的工作。 2． 电话使用规定 （1）固定电话使用 ①对来访电话要求及时反馈给当事人。 ②严禁在电话上闲谈；不允许使用公司电话处理个人事宜。如有违反，一经发现，行政人事部按情节进行处罚。 ③各事业部如需添置电话的，事业部总经理批准后，行政人事部负责安装并备案。 ④当电话设备出现问题时，行政人事部负责及时解决、处理，保证工作的正常进行。 ⑤不得使用公司电话拨打声讯电话；不得用公司电话进行充值、炒股等业务，如有违反者，一经发现即处以电话费用的双倍罚款。情节严重者，予以辞退或开除。 （2）移动电话使用 ①部门主管级人员保证7：00-22：00电话保持开机状态，以方便工作沟通,不得无故停机或关机，否则给予50元/次的罚款。 ②中高层管理人员（含各事业部）与部分关键岗位人员保证全天24小时电话保持开机状态，以方便工作沟通,不得无故停机或关机，否则给予100元/次的罚款。 3．电话卡使用规定 （1）移动电话卡 ①公司业务人员和部分管理人员必须使用以公司名义开户的移动电话卡。员工领用电话卡时须到行政人事部填写个人领用物品单并签字，领卡后进行费用充值。员工离职时，将电话卡退还行政人事部，在确认无欠费现象后负责人在离职表上签字，如有欠费，员工则需交清欠费后方可离职。员工离职后行政人事部根据部门实际情况办理停机或者销号。若出现电话卡遗失或损坏现象，则罚款20元/次，并在次月工资中扣除。如情节严重，予以辞退或开除。 ②妥善保存自己的工作电话卡，若有遗失，自行补办。 ③领用公司电话卡后，必须保证手机24小时开机，如因特殊情况未接电话者，请及时回复。否则处以50元/次罚款。 （2）长途电话卡 ①公司各部门固定电话都设置为长途电话业务关闭状态，拨打长途电话时需先在行政人事部领取长途电话充值卡，领用人需签字登记，每月底根据签字将费用划分到各部门。 ②各部门负责人为电话费用的直接管理人，当话费异常增长时，行政人事部应及时与部门负责人沟通，必要时打印话费详单，进行监督管理。 行政人事部 二0一一年六月十四日 三．多项选择题 1、监督的主要功能是（ABCD ） A、预防功能 B、校正功能C、制约功能 D、救济功能 2、以监督过程为标准，可将监督划分为（ ABD ） A、事前监督 B、事中监督C、事外监督 D、事后监督 3、监督的主要特征是（ABCD