第八章日程安排概述.ppt

第八章 日程安排 框架 1. 日程安排与文秘人员 2. 日程安排的意义 3. 文秘人员在日程安排中的工作 4. 日程安排计划表的种类和管理 5. 日程安排计划管理 1. 日程安排与文秘人员 管理者的行动有两部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才可以执行。 一般来说，关于日程计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。 2. 日程安排的意义 日程安排，就是“关于管理者的会谈、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地讲，是指“秘书为使管理者能够有效发挥其功能所做的辅佐活动”。 管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关的。 当然，公司的绩效不但与时间的安排有关。 通常，上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。 文秘人员所扮演的就是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。 3．文秘人员在日程安排中的工作 属于日程安排计划项目中的会议及访问，基本上由上司自己的判断去决定，而有关日程安排计划的制作：由上司本身去做，文秘人员只从事计划实务的管理；文秘人员不仅是是管理，也受上司委托去作日程计划