2014文件编号规定.docxVIP

GT钢铁有限公司受控状态：受控 发放编号：A04文件编号规定文件编号：GT-GX-GL-QP-0100-04/2016版本/修改状态：01/00编制人：陈丽婷 编制日期：2016-04-25审核人： 审核日期：2016-04-29批准人： 批准日期：2016-05-01持有人： 发布日期：2016-05-01实施日期：2016-05-01一、目的确保对公司各类文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录、管理和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。二、使用范围1、适用于公司各类标准化体系文件的编码。2、适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。三、职责1、管理部负责公司标准化体系中标准、规章制度、作业指导书及各类记录等标准化体系文件的编码，人事行政部协助管理部进行相关工作。2、资料处理部负责文件的保存、管理。3、各部门负责人负责文件归属、编写及上报。四、文件的编号与格式1、公司内部文件统一格式为： a.版本号+修改次数公司代码—域名代码—部门代码—文件类型代码— —月份/年份 b.流水号释义：本公司代码为GT 域名代码为公司、分公司及代理公司（商）等的所在地代码，所在地代码均采用拼音首字母大写（国内）或英文前3个字母（国外）首字母大写。如：公司、分公司及代理公司（商）在广西，则域名代码为GX，在Detroit则为Det部门代码为部门前两个字的拼音首字母。如：管理部为GL，资料处理部为ZL。若有部门拼音首字母相同，则按资料上交时间先后进行加数字编号并备注、存档以区别，如GL1、GL2等。文件类型代码如下:文件类型代码文件类型代码文件类型代码文件质量手册QM程序文件QP技术资料JS质量记录QR国际国家标准BZ作业指导书QW仪器设备检查规程QH仪器设备自校规范QZ工作标准GZ设计方案书FA方案评审报告FP试验委托书SW实验报告SB控制计划KZ项目任务书XM管理制度QL机构认证JZ其他文件类型QT外来文件ED版本号+修改次数:格式一般为xx/hh、xxx/hhh。（1）、格式xx/hh可用于版本数、修改次数较少的文件编号如第01版第00次修改可编为01/00，第11版第12次修改则为11/12。(2)、xxx/hhh格式可用于版本数、修改次数较多的文件编号，如第108版第110次修改则为108/110。（3）、其他因工作需要而重新编排或增加的格式应备注及存档。流水号为为四位数，如0001, 0012， 0112， 2345等。月份/年份：月份为文件编制月份。当月份为1到9月时，用01、02、03……09表示。年份不能缩写、简写，如2016不能记为16，应为2016。例子：GT-GX-GL-QP-01/00-04/2016，为GT钢铁有限公司在广西区的公司的管理部在2016年04月所编制的第01版第00次修改的程序文件。GT-GX-PZ-QR-0100-04/2016，为GT钢铁有限公司在广西区的公司的品质部在2016年04月所编制的流水号为0100的质量记录文件。2、外来文件编号 若外来文件有其编号，则依其编号执行；若无编号，则用下列方式编码： GT-ED-流水号-月份/年份注：流水号、月份/年份的编写参照公司内部文件的流水号、月份/年份进行编写。3、发放的文件编号在公司内部文件统一格式的年份后加“F”，如下： a.版本号+修改次数公司代码—域名代码—部门代码—文件类型代码— —月份/年份F b.流水号文件修改记录版本号：01修改单号修改章节号修改内容修改人及日期批准人及日期生效期/备注 文件类型：程序文件 第1页共4页文件名称：GT钢铁有限公司文件编号规定 文件编号：GT-GX-GL-QP-0100-04/2016 第01版第0次修改GTGTGT编制人：陈丽婷 审核人: 批准人： 发布日期：2016-05-01