第4章创建与使用Access数据库.ppt

Access数据库基础及应用 第4章 创建与使用Access数据库 教学知识点 Access数据库的特点 Access数据库的创建方法 Access数据库的基本操作 Access数据库基础及应用 4.1 Access数据库应用实例——教学管理系统 图4-1“教学管理系统”主界面 Access数据库基础及应用 4.2 Access数据库 Access中，只有建立了数据库，才能创建数据库的其 他对象。数据表、查询、窗体、报表都是数据库的对 象，所有这些对象集合在一起，形成一个数据库。 4.2.1 Access数据库结构 Access数据库是关系数据库。 在Access数据库中，任何事物都被称为对象。Access 中，共有七种数据库对象：数据表（简称表）、查 询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。 Access数据库基础及应用 4.2.2 Access数据库文件 Access数据库是一个扩展名为.MDB的独立的磁盘文 件。例如，“教学管理.MDB”。 需要指出的是：用户创建的数据库由表、查询、窗 体、报表、数据访问页、宏和模块等数据库对象构 成，他们都存储在同一个以.MDB为扩展名的数据库文 件中。建议在创建数据库之前，建立一个专用于保存 应用系统的文件夹，并把.MDB文件存放在该文件夹 下。 Access数据库基础及应用 4.3 创建数据库 4.3.1 数据库的规划与设计 对所创建数据库进行整体规划和设计过程一般包括以 下步骤： (1) 通过需求分析确定建立数据库的目的 需求分析的主要任务是详细调查，研究客户需要， 明确客户要对哪些数据进行处理，需要哪些数据管理 功能，然后决定在数据库中如何组织数据。 需求分析进行得是否准确充分，直接决定着数据库 的运行速度、运行效率和质量。 Access数据库基础及应用 (2) 确定表 将所有信息放在一个表中，难免会出现大量的重复 字段，容易造成存储空间的浪费。一个表应是关于某 个特定主题的数据集合。对每个主题使用单个表，既 可使数据库的效率更高，又可以减数据输入的错误。明确了建立数据库的目的之后，就应把所要处理的 信息分成不同主题，每个主题的相关数据构成数据库 中的一个表。 Access数据库基础及应用 (3) 确定表中的字段 表确定后，需要设计表中的字段以确定每个表中保存 的数据信息。设计表中字段要遵循两个原则：字段唯 一性和字段无关性。 字段唯一性是指表中的每个字段只能包含唯一类型 的数据信息；而字段无关性是指在不影响其他字段的 情况下，必须能够对任意字段进行修改（非主关键字 段）。 Access数据库基础及应用 (4) 确定每个表的主关键字 关系数据库系统的强大功能在于其可以使用查询、 窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的 信息。为了做到这一点，每个表都应该确定一个或一 组这样的字段：这些字段是表中所存储的每一条记录 的唯一标识，这样的字段称作表的主关键字（或主 键）。 Access中不允许在主键字段中输入重复值或Null值。 Access数据库基础及应用 (5) 确定各表之间的联系 表中的字段是互相协调的，这种协调通过表之间的 联系来实现。所以需要分析每个表，以确定表中的数 据和其他表中数据有何联系。必要时，可在表中加入 字段或创建一个新表来明确这种联系。 (6) 改进设计 数据库设计需要不断发现问题、改进设计。改进设 计是指对所作设计进行进一步分析，查找其中的错误 和存在的问题，并加以改进。 Access数据库基础及应用 4.3.2创建数据库的方法 创建数据库的方法有三种：使用数据库向导、使用 模板和创建一个空数据库。 前两种方法创建数据库对象时，可根据用户的选择 创建表、查询、窗体和报表等，用户可根据需要在此 基础上修改，从而简单、快速地建立整个应用系统。 第三种方法是首先创建一个空数据库，然后逐步向数 据库中添加表、查询、窗体和报表等。这种方法灵活 通用，但操作较复杂，用户必须自主建立数据库应用 系统所需的每一个对象。 Access数据库基础及应用 4.3.2创建数据库的方法 1.使用数据库向导创建数据库 操作步骤如下： 1）单击工具栏上的“新建”按钮， 打开“新建文件”任务窗格，如 图4-2所示，单击“模板”下的“本机 上的模板”。