谈谈公务文书的语言特1.docVIP

谈谈公务文书的语言特色 金振邦 东北师范大学文学院 （2007年4月26日） 一、关于公务文书的研究视野 1.公文的法定性质 公文是一定的统治阶级为了管理国家而明令规定的公务文书。它的产生是国家管理的一种需要，它的演变同国家的兴衰更迭息息相关。任何一个国家和朝代，都用法令形式来规定公文的种类、名称及其功能。《公文的法定性质》 电子公文的写作必须严格遵循国家法令制定的公文规范标准。国务院制定的2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，就是现行的法定公文规范标准。文件规定的公文种类、命名、功能，都不允许进行学术讨论和任意修改，而且它应该成为我国法律的一个有机组成部分。 2.公文的表达手法 公文的表达手法一般来说侧重于直接传递信息的记叙、说明和议论，而不多使用间接表达思想和情感的抒情和描写。前者多用于一般文章，后者则在文学作品中使用比较普遍。如果一般性实用文使用过多的文学手法，常常会影响交际信息快捷、明了的表达。 3.公文的结构方式 公文常常采用的是一种要素单一、程式化的简略型结构。有的只有开头、正文、结尾三个部分，有的分条列项或用图表，不讲究文学性的结构技巧，如文脉、线索、过渡、照应、悬念、伏笔等，结构具有一定的跳跃性。 4.公文的语言特色 我们常用的语体有四种：艺术语体、科学语体、政论语体和事务语体。公文语言属于事务语体，它一般强调程式规范、明晰准确、平实庄重和周密得体。 5.公文的格式规范 公文多数具有规范化格式要求。其格式程式化，具有稳定性、通用性。大多具有约定俗成、固定不变的形态，能在较长时期内保持稳定，并且对任何人来说是普遍适用的。而一般文章的形式却具有较大灵活性。一个国家的公文，都由国家明令规定，以保证政令的上通下达。中国各个朝代均是如此，不允许使用者各行其是。国家对公文格式有着十分严格的要求。 国务院《国家行政机关公文处理办法》中的“第三章公文格式”，对公文格式作了明确规定。还有《国家行政机关公文格式 》有明确的规定。 除了公文，其他一些应用文体如简报、会议记录、个人书信、证明信、介绍信、对联、求职简历、教案、各种事务表格、毕业论文、教学大纲、合同、招标文书、实验报告等等，都有着约定俗成的格式规范。 6.公文的常见问题 ■ 文种运用不当 有的作者或不会运用确切的公文文种，只会单调使用通知、决定等少数几个公文。有的分不清公告、通告、通报；有的不知报告与请示是两种不同文种，甚至写成 ■ 标题叠床架屋 由于层层转发公文，“过桥”机关多，容易造成标题冗长繁琐，出现诸如“关于……通知的通知的通知”繁复的标题。 解决办法是：只写第一次转发机关的通知；直接转发原文件；只出现上一级机关转发通知的文号；只用本机关发文的标题。 ■ 主题词语不准 有的作者不懂公文主题词的作用和意义。它主要用于定位公文的内容和性质，以便于他人通过电脑网络检索特定主题的公文。 主题词提炼，要涉及公文主要对象和内容；选取与主题相对应、专指性强的词语；一般不超过5个；突出公文主题的关键性概念；对象和问题的时空定位；标识公文文种。 ■ 用语不合规范 有的作者不会辨析相近词语的差异。如和、与、及；像和象；既和即；部署和布置；的、得、地；以至和以致；截至和截止；需要和须要；权利和权力；制定和制订；倍数；违反和违犯；物资和物质；其它和其他；以上和以下等。 ■ 数字使用错误 世纪、年代、月日使用大写数字，如二十世纪六十年代、一九九七年三月五日。根据国家《出版物数字用法的规定》，世纪、年代、月日使用阿拉伯数字。年份一般不用简写。中国干支纪年和夏历月日；含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，使用大写数字。 ■ 序号标识有误 《办法》规定：结构层次序数为“一、”，“（一）”，“1.”，“（1）”。但目前有些单位公文序数使用仍然存在不规则情况。要注意《办法》规定的序数数词的写法，其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是下脚点号，而（一）和（1）括号外面不带顿号和点号。 ■ 字体字号混乱 根据国家《国家行政机关公文格式 》，主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用3号仿宋字体。A4纸型，每页22行，每行28字。主题词用3号标宋字体，“主题词”三字用3号黑体。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 ■ 主送机关模糊 要注意主送机关间的排序和标点符号使用。从系统角度说，应按党→政→军→群顺序排列。从级别角度说，应按由高至低顺序排列。主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。 ■ 成文日期漂移