2012单证部岗位职责.docVIP

上海泽吉纺织品有限公司 单证部岗位责任 1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。 与业务员和跟单员沟通，确定工厂完货时间，并及时与货代联系（如有指定货代，就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我们自己的货代）定舱，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价格后，确定最终的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂准确装柜时间和进港箱单数据的填写。 对于业务员提供的订舱资料，如有不完整或是有疑问的地方，需及时向业务员提出，沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏忽造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人承担；反之，则由业务员个人承担。 2、定舱确认后，根据要求准备报关所需单据并寄给货代，按照客人要求确认提单和制作客人清关所需的其他资料。 正常情况下，按照客人要求确认提单；但对于有特殊规定或是初次合作的客户，可以将提单确认件发给业务员，让其协助发给客户核对，确保提单内容的正确性。对于客户要求的其他所需的清关文件，操作也是如此。 3、船开以后，要催促货代及时将正本提单寄给我司。并在收到提单后及时发一份客人单据副本给业务员（也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们），以便业务员可以及时催促客户支付货款。 4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作。 5、确认收到客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给客户；如是信用证交单，在收到货代寄出正本提单后，把全套单据交给银行。 信用证制单和所需的文件，需要全部按照信用证的要求来操作。如有问题，应在收到国外开立信用证三天之内反馈给业务员，让业务员及时与客户沟通，并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期，而且可能会超出信用证的最晚交期，需至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员，并协助业务员与客户沟通更改信用证，以确保我们的利益。 单证部人员工作需谨慎，对待本职工作不得有任何的推委，审核单据一定要仔细，不能有任何的疏忽和失误，否则将有可能给公司带来巨大损失。如是个人疏忽或是不细心造成的失误，所有的损失由个人全部承担；如是需要多个部门共同完成的，将追究相关人员的责任，承担相应的损失。 6、出货后40天，及时向货代索取报关单、场站收据等单据，及时交给财务部，以便于退税。同时，负责退税单据的备案整理工作（出口货物明细表，收购合同，提单复印件，场站收据复印件等），并将上述单证交给财务部门。 为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性，收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同（即业务员下单给工厂的合同），特殊情况我们再单据做一份合同给工厂协助填好并加盖公章寄回。 要求提供的原始合同，请相关的业务员负责与工厂联系，并要求工厂加盖公章，在开具增票时一同寄回。 7、与财务部沟通，并根据要求开立五联发票。 8、负责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。 9、负责领导临时交办的其他工作。 附：1、岗位绩效考核（自评）。 对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行： 1、工作周报 在工作周报内，记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元；如果只是为了应付，随意简单的写每次扣5元。 2、出运清单 这是针对实际出运的汇总，以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录。出运清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。 3、银行清单和现金清单 这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。 4、自评 这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分，这个表格每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。 5、工作计划 在工作计划内，主要是计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大家合理利用时间，避免盲目或不知该干什么在耗费时间，也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。 6、其它 我们应按岗位要求，确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守，如未按照规定，需做如下处罚： ①邮件未及时回复扣10元； ②进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂，或是漏发给工厂，导致工厂来查问，扣10元； ③上周拖拉未做工作，每件扣款10元；（每周一需将上周开具的机打发票明细报送文件发给财务，没有开具发票也需要发，确保财务可以及时报税） 关于我们的快乐基金，请大家注意，以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金，需当天完成，不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的，按照双倍扣款处理。 ④个人的办公桌位置及堆放样品间区域的个人样品等，必须在当天下班前整理干净，如遇特殊情况（当天加班到晚上九十点），可