2012大会工作分工安排.docVIP

增补大会筹备小组成员： A组：大会通知工作、确定到场人员：牟建立、李万翔 B组：大会资料打印准备工作：宋寒蕾、程智卿 C组：计票员、监票员选拔、投票过程负责：吴昊天、陈苑旻 D组：主持人选拔与培训：牟晓娜、宋涛 E组：联系前任主席团、PPT制作：刘宁、钱庆 F组：现场工作人员分工、现场秩序维护：蒋梅玲、邓圣童 G组：场地申请与布置：王睿、邓万彬 前期宣传、通知工作： 社联宣传部分工：制作展板，简单介绍本次理事会、主席团换届。 A组分工：牟建立、李万翔 在周二or周三召集办公室成员,分配通知任务,确定好每个社团到场人员名单(4项 做成excel 包括 所属社团 姓名 职务 电话)，每个社团须有三名同学（至少一名同学为会长成员，其余两名为协会内部副部长职级以上干部） 周三晚上or周四中午，带领社联办公室的大一干事，发放大会通知(张贴至宿舍楼下)，告知各学生社团大会时间地点安排以及简单流程（届时同时模板由办公室提供）； 资料统计、整理、打印工作： 社联办公室分工：进行候选人资料的收集，确定理事会选举办法 B组分工：宋寒蕾、程智卿 带领社联财务部的大一干事，周二晚21：00前 设计 大会签到表、理事会选票(周一发名单给你们)、社团座位名牌(可用纸质折叠名牌代替,个人觉得最好是所有社团都做一个..有问题可以一起讨论这个..因为很多名牌拍照的时候看起来会感觉正式点).红纸投票箱.完成后将电子版发邮件到 258979009@ 周三晚21:00前 打印好 社团调查问卷、大会流程(此2项届时由社联办公室提供)、大会签到表、理事会选票、社团座位名牌、到场人员名单(联系A组，届时打印3份),做好红纸投票箱.将完成好的东西准备好放至社联办公室。 大会工作人员选拔工作： C组分组(选举过程工作)：吴昊天、陈苑旻 确定2名计票员，6名监票员，人员从社团引荐，或者是社联报名；（周三12：00前确定名单） 对计票员和检票员进行培训工作；（周四进行培训） 制作模拟投票过程的软件，利用PPT透明化投票过程。（周三18：00前完毕） D组分组(主持人选拔与培训工作)：宋涛、牟晓娜 周二18：00前 完成主持人的选拔工作； 如果未在大一找到主持人，我们选择其他途径（找社团里主持强的 OR 请RCC的主持人） 若选定社联同学为主持人，对选拔出的主持人进行主持工作的培训； 大会前1天，将大会流程、主持人台词与串词、会议PPT进行一次配合演练。（周四） 大会PPT投影以及准备工作： E组分工：刘宁、钱庆 带领社联宣传部的大一干事，联系前任社联理事会成员，制作社联理事会的音频介绍或视频介绍(工作介绍or工作感想随意，简短一点，3分钟左右OK), 周四12：00前完毕； 制作大会的PPT（最好叫大一来做），并测试通过；（周四12：00前） 确定大会PPT的播放人员，并做好培训工作。 安排人员与摄影协会同学一起拍摄现场照片。(周四前联系好摄影协会的会长照相工作) 会议现场接待与维护： F组分工：邓圣童、蒋梅玲 带领社联大一的干事，确定2次会议的接待人员，安排签到人员（根据签到表的张数来定），以及作为的指引人员（名牌会由G组负责摆放，请事先协调好摆放的位置）； 紧急情况与未到的社团联系，确认其是否弃权。 发放大会资料(选票给会长，大会流程一个社团一张,社团意见调查表一个社团一张，并说明统票阶段会收) 大会统票阶段，收集各社团调查问卷。 会场现场布置： G组分工：王睿、邓万彬 带领社联大一干事，申请学术报告厅10月22日,19：00-22：00的(10月18日完成)，1307教室10月27日、29日 19：00-22：00的(10月18、19日完成) 带领社联大一干事，在理事会增补大会(学术报告厅)、主席团增补大会(1307)悬挂社联会旗；(横幅不做了) 在理事会增补大会(学术报告厅)布置好社团座位的名牌（由B组制作）、嘉宾的名牌、以及桌台上的花； 大会开始前（放学后，5：40），去请物管开学术报告厅的门，以便调试电脑投影仪。 会议收尾工作： B组分工： 整理选票并密封，与会议资料存档收至社联办公室 F组分工： 大会结束引导入会人员出场，并整理会场 G组分工： 将社联会旗收起，放回社联办公室 宣传部分工： 发布本次大会的新闻稿 办公室分工： 发布最终结果的通知、红头文件