上海交通大学基本建设类档案工作规范.docVIP

上海交通大学基本建设类档案工作规范案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。 2．编目 1)登录基建档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。 2)编写专题目录、分类目录并按照GB3972．5—85(档案著录规则)标准编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。 3．基建档案著录卡的数据存贮在计算机中可以打印出来，作为检索工具。 4排架、保管 1)按档号顺序排架 2)保管要求 按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第八条执行。 5．鉴定和销毁 接《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。 6．统计 按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第九条执行。 7．档案补充与修改 1)基建文件材料归档后．在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门、后勤管理委员会的修建服务的中心应随时整理，向档案馆补充归档。 2)对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。 3)档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。 七、 基建档案的开发利用 1．借阅 按《上海交通大学档案工作业务建设规范》第十条执行。 2．咨询、交流 1)指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 2)定期编制基建档案内容摘要以及各种检索卡片、目录等。在单位内部提供利用．并有选择地进行外部交流。 3)充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。 3．注意收集、登记利用基建档案资料后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。 4．利用基建档案计算机管理进行档案资料的检索、汇编等。 八、 基建档案工作岗位责任制 1．分管基建工作的校领导职责 1)组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规把档案工作列入分管工作的发展计划、在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件。 2)定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。 2．基建管理部门领导的职责 1)编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度。 2)把基建档案工作纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。 3)定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进度同步。 4)项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、准确、系统的要求。 5)参加基建档案资料的鉴定工作。 3．校档案馆职责 1)对基建档案工作的法规、方针、政策，制定学校有关基建档案工作的各项规章制度。并实施进行监督、检查。 2)对全校的基建档案业务工作进行指导。 3)负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作。 4)负责约请市档案局参加本校的重大基建工程项目竣工验收。 5)利用基建档案数据存贮在计算机中信息资源，充分发挥其作用。 4．基建部门专(兼)职档案人员职责 1)负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。 2)根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用、立卷归档和统计工作。 3)归档案卷要组卷合理．编写页号准确、卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。 4)接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。 5)参加业务学习，提高工作水平。上海交大基建档案归档须知二、归档要求 1、学校基建处及相关部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。 2、基建处及相关部门在接到基建新建、扩建、改建及大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。相关部门将项目有关文件材料全部交基建处专职档案员整理归档。招投标办公室负责招投标文件的收集工作。项目的招投标工作结束后移交基建处专职档案员进行前期文件材料整理工作。 3、学校各部门在与设计、施工、监理单位签订基建工程项目的合同或施工协议时，必须在合同或协议书中对竣工资料的编制整理、审核、交接验收做出规定，明确写明编制竣工资料的责任（包括经济、法律责任），做好施工记录、交工验收记录等。以保证基建档案的准确性和完整性。 4、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总，整理。竣工后三个月内，在项目负责人及监理人的监督协助下，在基建处专职档案员指导下，由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。总承包单位及监理单位对各分包单位的档案资料完整性，准确性全面负责。（杜绝传真件，杜绝无印章的复印件。） 5、基建项目由几个单位分别承包的，在项目负责人、监理人的监督协助下，在基建处专职档案员指导下，各承包