2014年5月份李念达培训.pptVIP

办公室培训 办公室职责 电话通知与邀请 会议记录的书写 表格的制作 通知、公示的书写 资料归档 关于值班 工作计划、工作总结的书写 办公室简介 办公室的性质 办公室是我校学生会的日常事务处理部门，是学生会的中枢神经，在学生会中发挥着重要的桥梁纽带作用。简单说办公室在学生会的地位就是：承上启下、中央枢纽。 办公室的职责 办公室的基本职能是负责学生会内务相关事务：负责学生会各种会议的通知、考勤、记录等；负责学生会文档的归档及保管工作；负责学生会办公室的值班工作，并对学生会相关物品的管理；协助主席团及各部门工作，并做好主席团以及各部门之间的工作协调及问题反馈。 电话通知与邀请 重点：注意礼貌问题、保证信息及时准确的传达！ 电话通知：“你好，我是XX办公室的XX，……” 短信通知：“你好，………………，收到请回复！ 办公室 XX” 注意：一般不做短信邀请 会议记录特点： 1．内容的真实性。如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。 2．表达的要点性。会议记录是依据会议情况综合而成的。撰写会议记录应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。 3．称谓的特殊性。会议记录一般采用第三人称写法。由于会议记录反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。　　 表格的制作 最常用到的有：通讯录、签到表、相关人员统计 要素：标题、表格、备注 标题：简要说明表格内容 表格：表格所针对的元素（一般为人），为了方便陈述，在此定义为对象（如:通讯录的对象是人，物品清单的是物品）。所有对象都有一样的基本信息（如：班级、数目） 表格的制作 基本信息分类：写于第一行 对象归类：在左边单元格进行归类 要求：信息清楚、准确无误、一目了然、美观（字号不要太小、字与单元格的空隙要适当、居中对齐） 备注：表格中无法说明表示的，在此进行解释说明。重要的要特别突出（加粗或标红） 通知的书写 ①标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知?”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上?通知的主要内容。 ②称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短?，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)? ③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点?、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目?的、意义以及具体要求和作法。 通知的书写 ④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行日期 字体大小： 标题：宋体加粗、字号不定 称呼、正文：仿宋三号 落款：宋体三号、右对齐 公示的书写 公示的内涵与性质显然不同于告示和公告。所谓公示，它就是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知，用以征询意见、改善工作的一种应用文文体。 公示的特点：公开、周知、科学、民主 公示的格式 标题：“公示”或“关于×××的公示” 正文： 1、进行公示的原因； 2、事物的基本情况。党员发展公示一般要包括有关人员的姓名、性别、出生年月、工作单位、职务、入党时间等； 3、公示的起始及截止日期（以工作日计），意见反馈单位地址及联系方式； 4、发布公示的单位名称（加盖公章）及发布时间。 资料归档 总文件夹→子文件夹→各种文件 注意：各种文件要写清楚名称 一个完整活动资料包括:活动策划、人员安排表、邀请函、活动流程、节目单、活动各种表格（签到表、评分表等）、获奖名单、活动总结 关于值班 值班所需填写：1、值班登记2、物品出入登记3、失物招领按流程表进行还物品在活动结束后， 一个工作日之内必还！ 工作计划 工作计划大体分为标题、正文、结尾三部分。 1、标题。由单位名称、适用时期、内容和文种构成。 2、正文。 （1）目标。这是计划的灵魂。计划就是为了完成一定任务而制订的。目标是计划产生的导因，也是计划奋斗方向。因此，计划应根据需要与可能，规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。 （2）措施。要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。 （3）步骤。这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，订计划必须