挂帐管理办法1.docVIP

范围 本文件规定了挂帐流程，其目的是规范挂帐流程，提高挂帐准确率。 适用范围：本制度适用于通机公司对合格供应商的挂帐。 术语和定义 无 规范性引用文件 Q/ZS-MS1803.02《员工奖惩条例》 职责 财务部统计人员负责采购入库单、调拨单的审核、编制挂帐表以及挂帐后全面复核。 物管部库管员负责采购入库单、调拨单的正确录入物流系统。 成控组负责挂帐零部件价格的审核。 管理程序 流程描述 5.1.1待检单 5.1.1.1打单：物管部打单人员在收到厂家的送货清单打印待检单时，必须准确打印厂家编码、名称、零部件名称、零部件编码及送货数量。 5.1.1.2收货：物管部收货人员在收零部件时，认真核对待检单上所反应的内容是否与所送零部件一致，核对无误后待厂家签字确认，再由收货人员签收实收数量，填写实收数量时大小写必须一致，否则视为无效。 5.1.1.3待检单录入：物管部库管人员在收到待检单时，必须严格按照待检单反应的内容录入物流系统。 5.1.1.4财务部待检单审核：《票据审核制度》 5.1.1.5待检单须注明联次及各个联次的归属，各个联次不得混用。 5.1.2调拨单 5.1.2.1调拨单录入：物管部库管员在物流系统录入调拨单时，必须按照各环节出具的领料单的内容录入，不得增加或减少领用的物资明细。 5.1.2.2财务部调拨审核：见《票据审核制度》 5.1.2.3物流系统中所以的单据审核后物管部库管员不得随意调整，如有调整事项须报批同意后方能调整。 5.1.2.4调拨单须注明联次及各个联次的归属，各个联次不得混用。 5.1.3价格协议 5.1.3.1统一计量单位：价格协议、待检单、调拨单以及挂帐中所有计量单位，全部以价格协议中所签计量单位为依据，其他单据不得随意更改。 5.1.3.2价格协议排序规则：在签定厂家价格协议时，书面协议上各厂家零部件统一按零部件编码排序，以便在核价过程中减少误差。 5.1.3.3无价明细传递：每月挂完帐后，财务部统计人员统计出当月挂帐无价零部件明细传成本控制组，成本控制组在接收到无价零部件明细时应及时完善价格协议，在次月挂帐中能得以补挂。 5.1.4挂帐明细表： 5.1.4.1挂帐取数：每月20日扎帐后，检查物流系统中的待检单、调拨单是否审核完毕，挂帐表中采购入库数来源于待检单，挂帐数量来源于调拨单，检查完毕后导出前月21日至本月20日各库管员的收发存汇总表。 5.1.4.2挂帐差异调整：在挂帐全面复核过程中发现差异需调整的，由财务部统计人员出具复核记录表，记录表附件为挂帐表、价格协议，报公司领导批准后在当月挂帐中调整：如厂家申请调整前期挂帐差异的，由厂家出具书面报告附件同上，交财务部统计员处复核后，报公司领导批准并在本月挂帐中调整。 5.1.4.3质量问题挂帐补偿：厂家申请退货补偿的，由厂家出具书面报告，报告附件包括退货补偿协议、挂帐表、价格协议以及退货清单，经相关环节进一步核实后报公司领导批准并在当月挂帐中补挂。 5.1.4.4让步使用扣款：每月扎帐后由质量工程部上报各厂家当月让步使用零部件明细，财务部统计人员导入价格后，在当月挂帐中扣除。 5.1.4.5整理挂帐表：将收发存汇总表整理并编制成挂帐表，同时计算出挂帐数量（挂帐数量=期初结存数量+采购入库数量-退废数量-期初结存数量）,然后根据当月的价格协议总表（电子版）引入价格并计算挂帐金额（挂帐金额=实际价格×挂帐数量）。 5.1.5挂帐 5.1.5.1挂帐时间：挂帐时间为每月24日，如有更改另行通知。 5.1.5.2领取挂帐表：各配套厂家于挂帐前一日到我司领取挂帐表，以便厂家提前核对挂帐数量及挂帐价格。 5.1.5.3帐目核对：厂家在领取挂帐表后，对挂帐数量有疑问的及时找库管员把帐目核对清楚。 5.1.5.4价格审核 5.1.5.4.1由成控组对挂帐价格审核，以书面版价格协议核对挂帐表的厂家名称与财务编码是否一致。 5.1.5.4.2检查价格协议的执行日期与价格协议中部分零部件有无特殊要求。 5.1.5.4.3挂帐表上每笔零部件价格与书面版价格协议进行核对，核对内容包括零部件名称、零部件编码、计量单位、价格，如其中某项不相符的，当月暂不挂帐待完善协议后在次月中进行补挂，不能以参照价格挂帐，必须以核对内容为依据对各厂家进行核价。 5.1.5.5单据审核 5.1.5.5.1单据审核人员首先检查厂家挂帐依据是否齐全，挂帐依据包括退货证明、上月挂帐表、当月挂帐表、当月待检单、退货单。 5.1.5.5.2根据厂家待检单、退货单按零部件编码、名称、数量核对挂帐表上的采购入库数与退货数量是否正确。在待检单与退货单的审核过程中注意票面填写是否规范，票面检查内容包括财务编码、厂家名称、零部件编码、名称、计量单位、实收数量大小写。如单据有差异的厂家应及时找相应库管员核实清楚