b1101文件控制程序.docVIP

目的和范围 本程序规定了对质量管理体系文件的拟定、审批、发布、识别、标识、流转、使用、保管、更新、作废和归档等过程进行控制。受控文件清单应予保存并得到及时更新，保证在使用场所可获得适用文件的有效版本。 本程序适用于质量手册、程序文件、第三层支持性文件的控制，及内部、外来文件受控前的识别和流转控制。 定义与缩略语 本程序采用学校《质量手册》中的有关定义与缩略语。 职责 质量管理办公室：负责控制质量体系文件的组织编制、修改、发布、标识、流转、使用、保管、更新、作废等过程控制。编制体系文件升级换版编写工作方案，审核质量体系文件的部分修改。 院长办公室：负责内部、外来文件受控前的流转控制，负责所有文件资料的归档管理。 受控部门：参与编写或拟定与部门相关的质量体系文件，有效使用和妥善保管本部门各类文件资料。 教学副院长：审批教学、学生、设备管理有关内部文件。 行政副院长：审批招生、培训、培训学员管理有关内部文件。 管理者代表：审核体系文件升级换版编写工作方案，主持体系文件会审，审批质量体系文件的部分修改，负责内部、外来文件是否受控的识别，批准体系文件的发放。 最高管理者：审批体系文件升级换版编写工作方案，批准质量体系文件，颁布质量体系实施运行令。 工作程序 文件整体编写和升级换版 质量体系文件包括质量手册、程序文件以及第三层支持性文的编写或整体升级换版，由质量管理办公室编制《体系文件升级换版编写工作方案》，经管理者代表审核，最高管理者批准。 质管办按批准的编写工作方案组织各受控部门相关人员编写，编写要求参见《质量体系文件编写规范》。 文件部分修改 体系文件运行中，文件需要部分修改时，由受控部门完成修改后，填写《体系文件修改审批表》交质管部门审核，管理代表审批。 质管办更新体系文件相应的修改部分。 文件编写或整体升级换版会审 体系文件编写或整体升级换版完成后，管理者代表主持召开体系会审会，任命会审组组长和会审成员。 会审组通过会议形式进行集体会审，会审结果记录在《体系文件会审记录表》中。 文件审批 体系文件会审通过后，由最高管理者审批，审批结果记录在《体系文件会审记录表》中。 内部、外来文件受控前的流转和识别 内部、外来文件受控前由院长办公室文书管理员按《公文处理办法》处理，需记录的表格有《公文处理单》、《发文稿纸》。 内部、外来文件是否受控由管理者代表识别，并在《公文处理单》上签署纳入质量体系的处理意见。 质管办质管员按管理者代表处理要求，复印相应文件，按4.6—4.7进行文件的标识和发布。 文件标识 质管办质管员按《文件标识与分发号编码规范》的要求对受控文件进行标识，并加盖受控 文件发布 体系文件编写或整体升级换版工作结束后，由质管办拟写实施运行体系文件的颁布令，报最高管理者签发后，发至体系内各受控部门。 质管办质管员制作《受控文件发放审批表》，经批准后，发 文件使用 受控部门负责人组织本部门人员进行相关业务的体系文件培训，培训和记录要求按《员工管理程序》执行。 质管办负责组织全校性的宣贯培训，培训和记录要求按《员工管理程序》执行。 质管办编制和更新受控文件清单，并以电子文档的方式发布到各受控部门。 受控部门根据受控文件清单确保使用有效的文件版本，并按体系文件的要求指导、执行工作。 文件保管 任何人均不得于正式文件上加以标记、书写或涂改任何文字、符号，否则视为无效文件。 体系文件破损严重，影响使用时，应更换。 文件更新 体系文件升级换版和发生修改，质管办应更新各受控部门相应的文件，并收回所更新的旧文件，确保各部门获得适用文件的有效版本。 质管办及时更新各受控文件清单，保证在使用场所可获得适用文件的有效版本，确保文件的正确使用。 文件归档 受控部门本部门使用文件填写 文件借阅 借阅文件资料，借阅人填写《查、借阅登记表》，经受控部门负责人批准后，各受控部门质管员方可出借。 质量管理员负责督促借阅人归还文件资料。 质量管理员负责将归还文件资料的核查、整理保存，并在《查、借阅登记表》上作好归还记录。 文件作废 失效的，质量管理办公室统一收回，加盖“作废”章，填写对作废文件进行销毁需作为资料保存的，在加盖“保留”章后归档保留 记录和保存 本程序涉及的质量记录包括：《体系文件升级换版编写工作方案》《受控文件申请表》《受控文件发放审批表》 质量记录保存和归档按《质量记录总清单》要求执行。 相关文件 《公文处理办法》C2-11-01 《档案管理办法》C2-11-02 《质量体系文件编写规范》C2-11-03 《文件标识与分发号编码规范》C2-11-04 《质量记录控制程序》B0901 《员工管理程序》B0501 附录 附录1：体系文件升级换版编写工作方案 R/B1101-A（7.0） 附录2：体