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1、文件归档整理的组织工作 要点 2、文件材料归档范围和保管期限 重点 3、不归档文件管理 重点 归档文件整理工作： 是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。 具有永久和长期保存价值的电子版文件，务必打印成纸质文件归档。 归档的文件材料范围； 凡是反映企业相关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 集团档案分设十个一级类目，即文书类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学研究类、设备类、基本建设类、会计档案类、干部职工档案类、声像档案类。 文件材料的平时积累应注意： 1、严格登记 收发文件的登记是文件来往的必经关口。 2、及时收集 及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。 3、严格检查 对收集来的各种文件材料，应逐件针对检查。例：是否生效、正本与附件是否齐全等。 4、随办随归 “办”指办理完毕,“归”指整理后归入档案盒。 各兼职档案员在收集文件的时候应注意检查文件的格式字体等。 不归档文件管理 不归档的范围： 1、重份文件； 2、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外）； 4、从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料； 5、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件； 6、为参考而从各方面收集来的文件材料。 需注意： 已确定失去保管价值的文件材料，档案部门应组织有关部门和人员将其逐件登记造册，在报主管领导批准后，排专人送到指定的销毁厂监销。 归档文件的整理单位与装订 1、整理单位 2、文件修整 3、文件装订  “件”即归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。 单份文件，一份文件为一件；密不可分的文件应做为一件归档。  1、超大纸张折叠 平时文件纸幅面格有A4型和16开型两种。但是实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于上述两种规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处 应尽量位于文件、图标字迹之外。之外文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。 2、去除易锈蚀的金属物 文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此，文件整理归档时需去除这些易修饰的金属物，以避免对档案潜在的危害。 装订前要对文件进行排序，顺序如下： 作为一件文件的装订，装订前应按正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；中文在前、外文在后；文件处理单在前，文件在后。 装订顺序： 作为一件文件的装订，装订前应按正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；中文在前、外文在后；文件处理单在前，文件在后。 文件装订方法： 各页按照一定方式对齐，在2页不足30页时采取左上角细线装订，应将左上侧对齐，采取左侧装订的应装左下侧对齐，在左侧穿针打结。30页以上用三孔一线左侧装订。 装订方式和材料的选择也可按照同级档案行政管理部门要求选。 归档文件的编目 1、归档文件目录的项目 2、归档文件目录的格式 * Evaluation only. Created with Aspose.