数据库技术及应用第6章报表.ppt

第6章 报 表 6.1 报表的基本概念 6.2 创建报表 6.3 报表打印 6.1 报表 的 基本概念 Access中可以通过报表对象来实现以打印格式显示数据的功能，将数据库中的表、查询、数据组合后可以形成报表，还可以在报表中添加汇总统计等，并将其打印出来。 报表是数据库中数据信息和文档信息输出的一种形式， 是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方法。 通过创建报表，可以控制数据输出的内容、输出对象的显示或打印格式，还可以进行数据的统计计算， 报表可以按用户需求组织数据，以不同的输出形式提供信息。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的用户。 6.1.1 报表的功能 报表的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。 报表是Access中用以显示和打印输出数据的重要对象 利用报表，不仅可以调整内容的大小和外观，还可以进行数据分组和汇总。 相比表、查询、窗体等对象，报表在数据展示和提供综合性信息方面具有无可比拟的优势， 报表是真正面对用户的对象。 6.1.2 报表 的分类 版面格式的4种不同类型 1．纵栏式报表 也称为窗体报表， 其格式是在报表的一页上以垂直方式显示， 报表的主体区域显示每一条记录中各个字段的标题及其数据内容。 纵栏式报表每页显示的信息比较少. 2．表格 式 报表 类似于数据表的格式，以行和列的形式来显示记录； 报表中一行显示一条记录； 一页可以显示多行记录； 适合于输出记录较多的数据表，便于保存与阅览。 可以设置记录的分组显示，并能够计算和输出分组统计数据，是最常用的报表形式。 3．图表报表 是指包含统计图表的报表； 即报表中的数据以图表格式显示。 直观地展示数据之间的关系 4．标签报表 是一种特殊类型的报表； 数据的输出类似于制作各种标签； 例如，实际中使用到的名片、食品标签等，都可以通过创建相应的标签报表打印出来， 6.1.3 报表的组成 由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚及主体5个部分组成； 这些部分称为报表的“节”。另外报表还具有“组页眉”和“组页脚”两个专门的“节”，在报表进行分组显示时使用。 报表页眉和报表页脚 按照节的区域控制范围划分，报表页眉和报表页脚是控制报表的全部范围的节，报表页眉中的内容将在整个报表的开头出现一次，可以在页眉区域显示公司名称、徽标、打印日期等内容。报表页脚中的内容将在整个报表的页脚区域显示整个报表的总计。 页面页眉和页面页脚 是控制报表整页范围的节。如果报表有多页，则每页都将出现页面页眉和页面页脚。页面页眉中通常可显示每页都需要出现的标题信息或数据，页面页脚中通常可显示页码和本页小计等内容。 组页眉和组页脚 如果将数据按照字段分组，则可以在报表中使用组页眉和组页脚。例如，若将报表按班级分组，则可添加“班级页眉”和“班级页脚”，在这个节中，可显示该组中的信息，如组名称、本组数据小计等，它们将出现在每组的开头和结尾处。 在报表中最多可按10个字段或表达式进行分组。当根据多个字段或表达式进行分组时，Access会根据它们的分组级别对组进行嵌套。分组所给予的第一个字段或表达式是第一个且最重要的分组级别，分组所给予的第二个字段或表达式是下一个分组级别，以此类推。 主体节 主体节是报表的核心部分，它包含了报表中的重要数据。主体的控件通常与报表所基于的表或查询的内容相对应，在显示和打印数据时，其所满足条件的记录都将依次出现在主体中对应控件所在位置。 凡是希望顺序列出的数据，都应以控件形式安排在主体节中。凡是希望作为标题、分类、汇总等形式出现的数据，都应以控件形式安排在其他节中。 6.1.4 报表和窗体的区别 报表与窗体的建立过程很相似， 主要区别在于： 窗体是将最终结果显示在屏幕上； 报表则可以打印出来； 另外，窗体可以实现交互操作，而报表不能。 就操作的程序及方法而言，报表和窗体几乎一样，但其中还是有些差别，这主要来自于两者当初的设计理念。 报表是打印数据的专门工具，打印前可事先排序与分组，但无法在报表窗口模式中更改数据； 窗体恰好相反，除了美化输入界面外，主要目的就是通过它维护数据记录，二者恰好相辅相成。 6.2 自动 创建 报表 可以创建一个包含表或查询中所有字段的报表。 创建报表格式是由系统规定的，系统会先要求用户选择报表类型为纵栏式或表格式; 报表可以通过报表设计视图来修改。 例6-1 利用“自动报表”创建“学生信息”纵栏式报表。 操作步骤如下： →打开数据库； →选择“报表”对象； →单击工具栏“新建”按钮； →选择“自动创建报表：纵栏式”选项，并在 “请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表：选择“学生”表 →菜