2014房务部工作沟通与协作.docVIP

房务部工作沟通与协作 (一)部门内部沟通与协作 1、前厅部 ⑴ 前厅部应及时将当天抵、离的VIP客人报表送交客房部，以利客房部有足够时间做好客房布置和迎客准备。如当天抵店的VIP客人NO SHOW，应立即告知客房部撤消布置。 ⑵ 团队客人抵店前，前厅部总服务台接待问讯组应将团队通知单送交客房部房务中心，并写清团名、编号、抵离时间、用房房号，对服务的特殊要求，以及领队、陪同姓名和住房房号。 ⑶ 散客和团体客人抵店时，前厅部总服务台接待问讯组应立即电话通知客房部房务中心，并及时将住宿登记表送交房务中心。 ⑷ 礼宾处在迎送散客和团体客人行李时，如客人不在房内，应通知客房部房务中心(如行政楼客人应通知行政楼服务台)，由楼层服务员(或行政楼侍应员)陪同进房。 ⑸ 客人换房时，前厅部应及时通知客房部房务中心，并将房间/房价变更单送交房务中心，同时由接待问讯员和行李员带上新房号的钥匙，替客人换房开门，并送行李至房间。 ⑹ 大堂经理和客户关系员应配合客房部做好行政楼客人的迎、送工作。 ⑺ 电话总机在叫醒服务中，如三次叫醒无效时，应立即通知客房部房务中心，请楼层服务员迅速前往客人住房叫醒。 ⑻ 总服务台在住宿登记时，应将客人所需报纸种类及时输入电脑，每天由礼宾处代办员将住客所需报纸统一送交客房部房务中心，房务中心从电脑中获取住客所需报纸的信息后，由各楼层送报进房。 2、客房部 ⑴ 房务中心应准确掌握客房状态，并在电脑中及时核对修改，每天9:00、17:00和23:00分别打印一份房态表送交总服务台。 ⑵ 房务中心或楼层服务员如发现Sleep Room和Skip Room，应及时与前厅部沟通联系，共同查明原因，作出适当处理。 ⑶ 当日离店的客人，如果在12点钟后还未离店，房务中心应迅速通知总服务台，总台接待问讯组在与客人确定离店时间后，应电话通知房务中心。 ⑷ 客房部应预先通知前厅部需维修的楼层和客房，并在电脑中修改房态，以取得前厅部的协助及时控制放客。 ⑸ 客房部应积极配合前厅部及时收回离店客人的房间钥匙。 ⑹ 行政楼服务台每天早上应将当日抵离客人的报表送交大堂经理，以便大堂经理或客户关系员作好迎送客人的准备。 ⑺ 客房部应积极支持和配合综合服务部，随时将商场商品和康乐活动宣传资料分发至每个客房的客人，协同做好促销工作。 3、综合服务部 综合服务部应经常保持与前厅部和客房部之间的沟通联系，掌握住店客人信息，共同做好对客服务和促销工作。 (二)与饭店其它部室沟通与协作 1、房务部与市场营销部 ⑴ 市场营销部与海内外客户议定的所有房价，前厅部对外应严格保密。 ⑵ 前厅部应将每天的客房营业报表、VIP报表和抵、住、离团体客人情况送交市场营销部，以便市场营销部掌握了解住客情况。 ⑶ 前厅部预订组应在当月末和下月初向市场营销部递交下月客房预订情况和当月住房情况各一份，内容包括：世界各国分列人数、各旅行社团体和散客夜次及人数、各公司和外协作客户输送的团体和散客夜次及人数、网络客源夜次及人数、上门散客夜次及人数，以及长包房夜次。 ⑷ 当订房出现饱和时，前厅部预订组应及时将信息传递给市场营销部，以避免出现超额预订的发生。 ⑸ 旺季时，前厅部应及时与市场营销部沟通，决定团体和散客的比例。 ⑹ 提前住店或推迟离店的外地全程陪同，经市场营销部同意，前厅部应按陪同房价接待。 ⑺ 商务中心收到有关订房的传真、电传应及时通知市场营销部。 ⑻ 综合服务部应积极为市场营销部的各种销售活动提供方便，并配合市场营销部做好各种信息的反馈工作。 2、房务部与餐饮部 ⑴ 房金含早餐的客人，前厅部在办理客人住宿登记时，应将餐饮部印制的早餐券发放给客人，并按餐券上指定的餐厅用餐。如系团体客人，在入住时还应向领队或陪同问清次日早餐的用餐时间，并及时通知餐饮部。 ⑵ 团体客人预订的风味餐，前厅部应在接受预订时，将委托书复印给餐饮部，并问清就餐地点。团体客人入住时，应及时将安排的用餐地点告知领队或陪同。如用餐人数等情况有变化，应立即通知餐饮部。前厅部接受公费预订，应通知餐饮部派员共同确定伙食标准、菜别及宴请活动。 ⑶ 前厅部在每天早上应将抵离的VIP客人报表送交餐饮部。 ⑷ 客房部应按照餐饮部提出的要求，协助做好餐饮各营业点的台饰和环境布置所需要的鲜花和盆裁。 ⑸ 客房部应配合餐饮部做好客房送餐服务，需要由客房楼层服务员收取餐具时，应在送餐时将开列餐具品种和数量的送餐单递交给楼层服务员，以便在收取餐具时清