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活动执行手册
前期
业务纲要确认及场地确认
制作效果图及场地布置图
设计活动流程及策划方案
制定场地施工工艺、标准及预算
制定报价方案
中期
与客户确定实施方案并签订协议
活动视觉制作稿设计
确定软件具体实施内容及标准
制作详细流程清单与人员分工表,物料清单,时间进度表
后期
现场执行搭建
现场执行统筹及管理
突发事件的应急准备
执行收尾
清算及结款
活动执行总结及资料整理
细节说明
前期
业务纲要确认及场地确认
市场人员将业务信息交回到公司,市场人员要召集相关人员(策划,设计,执行)进行业务碰头会议。市场人员须准确和完整的表述业务内容及业务要求。
1-1:客户信息:企业概况,性质,产品相关(定位,特征,USP),企业文化特征,目标受众(年龄,性别,社会结构,职业结构等)
1-2:业务信息:业务内容描述(时间,地点,参与者,业务目的,费用预算)
1-3:业务要求:业务内容中需要体现重点。
参与人员:市场,策划,设计,项目经理
工作周期:1个工作日
制作效果图及场地布置图
确定了业务意向后,须明确场地。市场人员须组织相关人员现场勘测。如属常规场所(酒店,标准广场),则由市场人员提供准确的场地信息(尺寸,面积,空高,施工限制,电源,朝向,平面图,多角度照片等详尽信息。)并绘制出详细平面图及动向图。
市场人员编写项目进度表。
参与人员:市场,策划,设计,项目经理
工作周期:1个工作日
设计活动流程及策划方案
市场人员将讯息汇总。组织业务策划,执行,设计等相关人员召开方案策划会议。
策划会议结果整理成文本资料转至策划组合设计组开展工作。并且与各部门确定工作周期(初稿时间,成稿时间)和工作进度。
2-1、策划方案以PPT文件提报:
1、方案综述 2、提案结构 3、策划提精 4、美术设计
5、流程分解 6、细节描述 7、费用预算(初稿可略) 8、公司介绍
参与人员:市场,策划,设计
工作周期:1-4个工作日
制定场地施工工艺、标准及预算
方案第一稿成形,策划组与设计人员须与执行组推演硬件施工工艺(舞美搭建,灯光设计,结构制作,喷绘印刷,物料采购等)和执行标准(硬件标准,施工工艺标准及材质标准)。
根据策划方案确定方案软件部分(工作人员,外请项目,模特,演员,施工人员,特约人员等)支出预算
参与人员:策划,设计,项目经理,市场
工作周期:2-4个工作日
制定报价方案
市场根据预算制定报价方案(基础设施搭建部分,硬件美化,灯光音响及舞美效果,物料,外请项目,演员,运输力资,策划设计费,管理费,执行费,税金。)
参与人员:市场
工作周期:1-2个工作日
中期
与客户确定实施方案并签订协议
市场人员向客户提报方案,对于客户的修正意见,则重复前期的第三至五项。如有必要则组织策划,设计与执行人员同与客户讨论方案内容。
进入第一次提案后,客户如有意向进一步讨论和修正方案则需要与客户签订意向协议。
在与客户达成共识后即时签订合作协议。
参与人员:市场
工作周期:
视觉设计制作稿设计
设计组根据与客户签订的协议内容及确定的策划方案,与执行人员及制作单位详细核对各种设计尺寸,制作工艺与标准。
详细填写设计工单。
设计过程中与市场人员保持随时沟通,保证设计思路的准确和完整。
设计完成后将设计稿打印交予客户签字确认。
参与人员:设计,市场
工作周期:2个工作日
确定软件具体实施内容及标准
项目经理组织编写执行分理表及人员分工。
参与人员:项目经理,市场
工作周期:2个工作日
修正汇编所有工具表格
1、项目进度表 2、执行分理及物料清单 3、执行进度表 4、设计图小样
5、现场平面图 6、现场动线图
参与人员:项目经理
工作周期:2个工作日
后期
现场执行搭建
在搭建前一天必须确认所有工具表中的内容被确定落实,并再次检查疏漏。
对活动当天内容进行彩排演练,现场走位。
提前2天申请各种支出费用。
参与人员:项目经理
工作周期:2个工作日
十一、现场执行统筹及管理
1、活动前1小时进行活动现场清理工作
2、活动前1小时所有参与人员解决就餐问题
3、活动前半小时后进行最有一次设备调试工作
4、活动前半小时所有人员根据人员配置图和分工明细表全部就位
5、各督导进行现场指挥和调控
6、音响负责人进行时灯光音乐掌控
7、演职人员督导主要负责所有演职人员的上场顺序、时间点
参与人员:项目经理、市场及其他
十二、突发事件的应急准备
1、外围负责人员主要负责场内场外的安全问题,同时协助总督导进行临时指派工作
参与人员:督导
十三、执行收尾
活动结束前提前1小时通知各供应商回收物料。
整理和回收二次使用的物料
与客户做好交接及验收工作
安排清洁工作
参与人员:项目经理、市场
十四、清算及结款
三个工作日内与客户进行活动后结案工作:比对增减项目和费用出入。
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