2014教你批量制作学生成绩通知单.docVIP

教你批量制作学生成绩通知单 作者：有iD了我 临近期末了，许多班主任老师都在为制作学生的成绩通知单发愁，一个一个的动手输入学生成绩，工作量太大，也没有那么多时间，有没有简单省力的方法呢？当然有！只要肯动脑筋，总会找到方法的。下面我就给大家介绍一种简单快捷的制作方法，利用WORD的邮件合并工具批量制作成绩通知单，只需几分钟时间便可以学会，老少皆宜。 准备工具软件：WORD2003和EXCEL2003,当然其它版本也可以，只是操作略微不同。 第一步，准备好成绩表 在EXCEL2003中准备好成绩表如下图。（注意：第一行就是对应的学科的标题）保存文件名为“X X期末成绩表”。 注意：在EXCEL文档中有三张表：“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”，后两张是空表，如图。完成后保存到桌面，当然也可以保存到其他地方，但要记住自己保存的位置，以免等会导入时找不到，关闭文档。接下来工作都在WORD2003中进行。 第二步，在WORD2003中制作通知单样表 打开WORD2003，新建一个文档命名为“成绩通知单”，输入相关文字，如下图： 第三步，将成绩导入到WORD中来 点菜单栏“工具——信函与邮件——邮件合并”， 编辑窗口的右边会出现如图所示的“邮件合并”小窗口,点该窗口下方的蓝色文字“下一步：正在启动文档”，在出现的窗口中再点“下一步：选取收件人”，在随后出现的窗口中点蓝色文字“浏览…”，会弹出一个“选取数据源”窗口，如图所示： 点左边的“桌面”按钮，找到先前准备好的“X X期末成绩表”然后点打开。在弹出的小窗口中点中：“sheet1$”（选中后会变蓝色），然后点确定。会弹出如下图所示的窗口，点确定即可。到此为止成绩已经从EXCEL中导进来了。 第四步，将姓名成绩评语等信息插入到表格对应的位置 还是点右边小窗口中的蓝色文字“下一步：撰写信函”，然后在学生姓名下的空格子里点一下，让光标在该格子里闪烁。然后在右边小窗口里点蓝色文字“其他项目…”会弹出一 个小窗口。如上图所示，在“域”列表中选中姓名，点插入，然后关闭该窗口。 你会发现姓名下方的空格里出现了“ 《姓名》 ”，如上图，那你操作就算成功了。用同样的方法完成各科成绩以及评语的插入，完成后如下图所示。 点“预览信函”，你会看见成绩评语等已经插入进来了，再点“完成合并”。 第五步：批量生成全班同学的成绩通知单。 点右边小窗口中的蓝色文字“编辑个人信函…”在弹出的窗口中点中“全部”，再点确定，OK，瞬间全部成绩单就自动生成了。 最后别忘了保存文件哦，亲！