中央音乐每学院档案管理暂行办法.docVIP

中 央 音 乐 学 院 文 件 院发[2006]7号 中央音乐学院档案管理暂行办法 总则  第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》的精神，结合我院具体情况，制定本办法。  第二条 我院档案是指在教学、党政管理、艺术研究、演出、比赛、对外交流、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。 第三条 严格实行各部门立卷制度。文件材料的立卷归档工作逐步实行“三纳入”即纳入学院各部门的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围,作为考核依据之一；做到“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。 第二章 档案管理体制和任务  第四条 我院档案工作实行统一领导，集中管理的原则。学院档案室负责对我院各部门形成的档案，进行接收和管理工作,对各部门形成的教学、科研（艺术研究）、党政、基建、仪器设备、财会、外事、各类比赛、出版、实物、声像等档案实行综合管理。党政办公室直接领导，负责统筹规划、组织协调并负责指导全院档案工作。 第五条 各部门根据工作需要，设立1名负责归档的同志，并对本部门形成档案，进行收集和立卷工作，各部门领导要支持做好本部门档案工作，按规定的时间向学院档案室移交档案。第三章 文件的归档、移交和接收 第六条 各部门应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围内，做到按时、按要求及时归档，不得延误。  第七条 各类文件材料由形成部门按档案室制定的归档制度和办法进行整理、立卷，并按时向档案室移交，任何个人不得据为己有。凡是由几个部门联合承办的文件，均由主办部门归档；由主管业务部门承办，以学院名义上报下发的文件，由主管业务部门立卷、归档。第八条 归档范围 我院归档范围均参照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》十大类档案为基础，并结合我院实际情况制定的。第九条 按规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务十大类文件材料。具体见《中央音乐学院档案归档范围和保管期限表》。 第十条 归档程序及要求（一）负责部门立卷的同志平时应做好文件材料的收集、整理工作,根据案卷类目做好预立卷工作。（二）卷内文件材料必须反映学院教学、科研、管理等活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。（三）各门类档案必须遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系和完整,档案按问题、时间、或重要程度排列,注意不可分割材料的排列顺序：批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；结论性材料在前,依据性材料在后。（四）在不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。（五）一般文件归入形成年度,跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划归入文件内容所针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容所针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度。（六）要装订的案卷无论单双面,只要是书写的文字材料,均依次在非装订线的上方（反面为左侧上方）编页号。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖有档号、页号的戳记。（七）除去卷内文件上的金属物,字迹模糊、用圆珠笔和铅笔书写的要重抄或复制并与原件放在一起，采用热敏纸的文件，需复印后保存。（八）卷内文件材料情况说明,应填在备考表内；若无说明,应将立卷人、检查人姓名、时间、写上。（九）拟写案卷标题应简明确切,一般不超过50字,准确概括卷内文件主要责任者、内容、文种。 （十）各立卷部门整理好案卷后，必须按规定格式填写卷内文件目录，装有档案管理系统的部门，需录入案卷目录和卷内文件目录。对文件原有的题目不得随意更改和简化,会议记录应概括出主要内容。 （十一）卷内文件的左边应留有2厘米的装订线，不足2厘米的，应用白纸粘贴。文件应采用A4纸的格式，小于A4纸的文件应将文件粘贴在A4纸上；大于A4纸的应折叠成A4纸的格式。 （十二）各立卷部门整理好的案卷,经综合档案室人员逐步检查，合格后方可移交。第十一条 归档时间（一）党群、行政、人事、外事、科研、出版等管理性材料在次年6月底前移交归档。（二）教学类档案按学年度在每年的10-11月底前移交归档；（三）财会档案,由财会部门保管2年满后于次年3-5月底前移交归档。（四）基建类档案在基建项目验收后两个月移交归档。（五）设备档案在开箱、调试验收使用正常后移交归档。 第四章档案的开发和利用第十二条 专职档案人员要熟悉室藏,了解和掌握学院工作动态,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。第十三条 充