第4章 Excel 2003电子表格处理4--数据管理和图表.ppt

第4章 Excel电子表格处理---数据管理和图表 数据管理 1、数据记录单的使用2、数据的排序3、筛选4、汇总 数据记录单的使用 数据库表是工作表中的一个区域，主要包含两个要素：字段和记录 Excel2003用一个对话框记录数据库表中所有字段的内容，且提供了增加、修改、删除及检索记录的功能 选定单元格，再单击“数据”→“记录单”，即打开“数据记录单”对话框 “数据记录单”对话框 增加记录 在“记录单”对话框中 单击“新建”，出现一个空白记录，在右上方记录号位置显示“增加记录”；在空白记录框中，输入对应字段的数据 然后，单击“关闭” ，增加的记录将显示在工作表中 修改记录 在对话框中，显示的是当前记录，单击某一文本框，就可将该框置为编辑状态，可以对该框进行修改；然后单击“上一条”或“下一条”按钮，可对每条记录进行修改 删除记录 首先在对话框中，查找到需要删除的记录 然后，单击“删除”按钮，将出现警告信息对话框 单击“确定”按钮，即可删除记录 检索记录 首先在对话框中，单击“条件”按钮 然后，在对话框相应字段的编辑框中给出查找条件 单击“下一条”按钮，即可在对话框中显示与查找条匹配的第一个记录 排序 方法一: 选定数据表中任一单元格。注意：不要选定一列，选定一列则只对这一列排序。 单击工具栏中“升序(或降序)按钮。 排序 方法二： 选定数据表中任一单元格。 单击菜单栏“数据” →“排序”，出现排序对话框： 选定主关键字及升序还是降序。 对主关键字相同的，谁排先谁排后，由次关键字确定。因此需要确定次关键字及是升序还是降序。 注意： 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 所有错误值的优先级等效。 空格排在最后。 筛选：选出符合条件的记录。 自动筛选 选定数据区域中任一单元格。 单击菜单栏“数据” →“筛选” →“自动筛选”，字段名右侧出现筛选箭头▼。 单击筛选，出现条件列表，如筛选数学成绩80分以上的记录，可单击▼，从“条件列表中”选择“自定义”，在对话框的右边，选“大于或等于”，右边输入80，单击确定。 关闭筛选： 单击菜单栏“数据” →“筛选” →“全部显示”。 消除▼： 单击“数据” →“筛选” →“自动筛选”，使“自动筛选”，左边的√号消失即可。 高级筛选 (1)选定包括字段名在内的数据区域。 说明：做这一步，在下面“高级筛选”对话框中自动输入数据区域。如没选定，则需人工输入数据区域。 (2)在工作表的空白处输入条件：条件区域第一行输字段名，第二行起开始输条件限制。 条件限制分为： ①“与”条件(必须都符合)------写在同一行。 ②“或”条件(只符合一部分)------写在不同行。 （3）单击菜单栏“数据”→“筛选” →“高级筛选”，出现“高级筛选”对话框： ①确定筛选结果存放位置。 两种位置选一种：在原有区域显示筛选结果将筛选结果复制到其他位置。 ②选定数据区域。如果在（1）已选定，则自动输入数据区域。 ③输入条件区域。 （4）单击“确定”。 分类汇总 ：对数据进行概括 基本分类汇总（《成绩表》中，要求统计各等级人数。） 排序：选定“等级”，再单击工具栏“降序”。 单击菜单栏“数据”，选择“分类汇总”，出现“分类汇总”对话框。 确定分类字段：等级。 确定汇总方式：计数。 确定汇总项：等级。 单击“确定”。 多重汇总（图1《工资表》中，要求统计各类职称的职工人数，同时统计出同类职称的职工工资总和。） （1）基本分类汇总： 以“职称”为关键字排序。 [数据]?[分类汇总]： 分类字段：职称 汇总方式：计数 选定汇总项：职称 单击“确定”。 （2）多重分类汇总。 选定“工资”字段任一单元格。 [数据]?[分类汇总] ： 分类字段：职称 汇总方式：求和 选定汇总项：实发工资 单击“替换当前分类汇总”左边方框，使√号消失。 单击“确定”。 图表的创建与编辑 创建图表 编辑图表 创建图表 数据透视表 数据透视表 是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，提供了操纵数据的强大功能。 能从一个数据清单的特定字段中概括出信息，可以对数据进行重新组织，根据有关字段去分析数据库的数值并显示最终分析结果。 使用数据透视表可以深入分析数值数据，并且可以回答一些预料不到的数据问题。 当需要对明细数据做全面分析时，数据透视表是最佳工具。它有机地结合了分类汇总和合并计算的优点，可以方便地调整分类汇总的依据，灵活地以多种不同的方式来展示数据的特征。 以多种用户友好方式查询大量数据。 对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。 展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。 将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的