单9证销毁管理规定.docVIP

关于下发单证印刷品销毁管理规定的通知 各二级机构： 为了加强单证印刷品（以下简称单证）库存管理和价值管理，冲减销毁单证库存价值，减轻库存压力，规范单证销毁流程，避免单证管理风险。总公司对单证销毁的有关问题规定如下，请遵照执行。 一、单证销毁的定义和范围 单证的销毁，是指对因故应该销毁的单证进行实物销毁。单证销毁的具体范围和原因有：因停售险种、错误印刷、改版、过期等确实不再需要的未使用单证，或其他已经丧失使用价值的未使用单证；其它不再需要保留的单证（不包含其他作为公司档案管理的单证）。 二、单证销毁的流程 各机构清理的需要销毁的单证，应该由各分公司（二级机构）汇总向总公司提出申请，经总公司相关部门审批，编造销毁清册并签字后方可进行实物销毁。各二级机构无权自行作出销毁的决定。具体流程如下： 由需要销毁单证的部门（或三级机构）提出销毁申请，需要填写《内部工作签报》，说明单证销毁的原因和《拟销毁单证清单》（详见附件1），并经过部门单证员、部门（或三级机构）负责人签字。报二级机构财务部（三级机构还需要二级机构相关部门）和机构负责人审批。 二级机构财务部对部门报送的销毁签报进行审查核实，尤其对其中有价单证的数据要与业务系统和相关台帐数据核对一致。对三级机构上报的单证销毁申请，由二级机构对应业务部门和财务部共同签批。经过财务部和业务部门签批的签报，报机构负责人审批签字，然后报总公司财务部。 总公司财务部收到机构关于单证销毁的申请签报后，视单证使用责任人所属部门，报总公司相关部门签批，总公司相关部门主要就单证宏观管理方面进行审批和检视，总公司财务部主要就有价单证数据、销毁单证成本等方面进行核实审批。各部门会签完毕，交总公司财务部统一传真至机构。 各机构接到总公司统一销毁的批复后，应由申请部门编造销毁清册，由申请部门、财务部、办公室单证管理员和部门负责人共同签字。 凭销毁清册，并至少有以上三方代表到位，对单证进行现场监督销毁。尤其是有价单证的销毁，必须现场监销。销毁单证的清册作为财务档案保存。 在生产系统中对已经销毁的有价单证作“作废回销”处理（单证的状态须为“个人领用”状态）。 三、其他 各机构销毁可以销毁的单证时，对其中部分单证（如条款、彩页、费率手册等）应保留适度数量的库存，作为保全等业务使用。 对于不需要的单证，各机构应及时清理销毁，至少每年要集中清理销毁一次。各机构财务部需要同时冲销已销毁单证的价值，真实反映单证物料用品的库存价值。对其中的收费单证，还应冲减实物管理责任人的库存。 各机构对因个人的责任造成巨大浪费的，应对责任人和部门给予通报批评、警告、记过和相应的经济处罚。 对二级机构因单证的征订、管理不力，导致巨大浪费的，总公司将给予通报批评或其他处罚。 本通知自发文之日起执行。以前相关规定与本通知有冲突的，以本通知为准。 执行中有何问题，请咨询总公司财务部程丽彬8313、张琴8316。 特此通知 二○○四年三月十五日  附件1： 拟销毁单证清单 填报部门（机构）： 上报时间： 年 月 日 单证 类别 单证编码 单证名称 单位 数量 起止号码 单价 金额 销毁原因和金额 停售 改版 错印 其他 有价 小计 非有价 小计 合计 注：1、有价单证必须填写流水起止号码 2、有价、非有价单证应分类小计数量和金额，合计等于有价和非有价的总和。 3、销毁原因下填写每种单证的销毁金额。 4、在上报此表书面签字件同时，以EXCEL表格报送总公司财务部一份。 部门（三级机构）单证管理员： 部门（三级机构）负责人： 下面是“十个小故事大道理”不需要的朋友可以下载后编辑删除！！！谢谢！！！ 小故事1、《扁鹊的医术》 　　魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢? 　　扁鹊答：“长兄最好，中兄次之，我最差。 　　文王再问：“那么为什么你最出名呢? 　　扁鹊答：“长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去;中兄治病，是治病于病情初起时。一般人以为他只 能治轻微的小病，所以他的名气只及本乡里。而我是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管放血、