记账凭证是会计的第一要素.docVIP

记账凭证是会计的第一要素。它是财务原始数据的载体，其形式、内容等都有着统一、严格的规范。而在以计算机技术为主体的会计信息化管理系统中，很多传统的会计理念都发生了重大变革，需要我们重新认识记账凭证。 一、收付转凭证，丝毫不值得保留的传统理念 在手工环境下，记账凭证一般划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，使得交易或事项的处理直观简洁，便于交易或事项处理的分工、牵制和复核。在目前的主流财务软件中，仍然保留着手工环境下的这种凭证分类方法，本人认为这是一个极大的误区。传统的收款凭证、付款凭证，虽然从实质内容上属于复式记账凭证，但其形式上，凭证主体分录体现为单方向的借方或贷方，只是在凭证头部区标注其对应方向的科目，它的实质是传统单式收付记账法的残留。现代企业会计，以借贷记账法和权责发生制为基础，应从内容和形式两个方面，彻底摆脱传统的影响。现在的财务软件中，保留了收款凭证、付款凭证的分类，但凭证的主体分录已经不再是单方向的借方和贷方，已经和标准的记账凭证具有同样的形式，没有必要保留这种分类形式。 收付转式凭证，基于手工的记账方式，以会计本身的事项处理为中心组织凭证，每一张凭证分录一般比较少，逻辑也比较简单，易于归结为收款、付款或转账，方便按分类汇总、记账。而电算化会计系统中，从凭证到记账到财务报表，其数据处理过程由计算机自动完成，收付转式凭证，从会计事项处理方面，已经没有存在的理由。更重要的，会计信息系统中，从系统的角度收集数据，一般以具体的经营业务为中心组织记账凭证。由于经营业务的复杂性，一张凭证中，往往反映一个具体经营业务处理的全部信息，多借多贷、收款付款转账混合发生屡见不鲜。硬性对复杂的凭证按简单思路归类组织，人为地增加了不适的操作环节，必然降低工作效率，更是破坏了系统信息的完整性原则。 从收付转式凭证的计算机系统实现上，需按规则设置现金类科目的借方或贷方的“必有”、“必无”条件，不但增加了系统的复杂性及相关数据库的冗余，更重要的是增加了日常凭证输人的复杂性，降低了记账凭证的录入效率。从系统的信息处理上看，记账凭证只是原始数据的一个载体，是对企业经营的会计形式表述。财务管理系统中，记账凭证的会计期加上凭证号再加上具体的分录号，组合成系统中标准的识别码，或称为档案编号，唯一标识一条具体的会计分录。系统使用中，通过多种形式方便地查询数据载体的位置。因而，记账凭证没有必要进行任何形式的人为分类。 二、全方位财务核算需求。 记账凭证变得立体化、多维化，形式上需要突破会计信息化经过近30年的发展，其变革已经远不止是会计手段的现代化，向着财务核算分析的深度、广度发展。现代化的管理手段和先进的管理思想的结合，财务管理工作力求多角度、全方位地分析企业的经营状况。记账凭证作为财务核算的基本数据依据，也力求收集相关业务的全面信息，向立体化、多维化方向发展。传统的会计处理，主要是以会计科目为主线的核算体系，记账凭证体现二维表形式，其主项为会计科目，每条分录的数据项为“会计科目”+“摘要”十“借方金额”或“贷方金额”。因纸质凭证的版面限制，不可能包含很多项目的数据，另外，各辅助项因缺乏规范的设置，其数据的准确性受影响，很难作为精确核算的依据，财务核算的深度和广度都受到很大的限制。 在现代的会计信息化管理系统中，根据全方位财务核算分析的要求，基础数据全面收集相关的业务信息，并且对每个层面的业务数据，都如同会计科目一样，做规范化的内容设置，以达到全面、准确的多体系的核算分析结果。其制作过程这样制作的凭证，每条分录除标准的会计科目外，还包含了其他核算项目的数据，远不是传统的平面表格能够容纳。立体化、多维化的信息载体，需要有一个多维化的反映形式，而现在的主流财务软件中，记账凭证的格式仍然没有脱离传统的平面表格。一般的记账凭证输入形式如图1所示，主体部分仍是“会计科目”+“摘要”+“借方金额”或“贷方金额”构成的表格，只是在这些数据输入后，弹出单独的界面，输入其他的项目信息，数据输入完成后，信息显示在凭主体证下面的项目区。输入操作时，分录主体输入区无法看到要求的项目，经常因信息不全触发错误提示，项目输入界面需反复调用，增加了操作的复杂性及工作量。查询凭证时，只有光标移动到分录条，才能在项目区看到相关的项目信息，凭证打印时，各项目信息组合打印到“会计科目”处，形式上所见非所得。 形式是内容的体现，记账凭证在内容上已经改变了传统的会计单体系核算方式，其实只要略加改变，就能给会计工作带来很大的方便，极大提高工作的效率及质量。比如，可以采取图2所示形式，根据科目的设置，将分录的输入区向下延伸，输入各核算项目。这种形式的记账凭证，无论制作还是查询、打印，都能直观、全面地反映全部输入信息。图2 改进的记账凭证形式 三、ERP级财务管理系统中记账凭证的重新定位 计算机网络技术的发