2014行政秘书培训会务接待.docVIP

会议统筹 会议的基本要素：时间、地点、参加人员、主要内容 会议统筹的主要部分：会前准备 会议的基本流程如下： 确定召开会议——确定参会人员——确定时间、地点——准备材料——会议通知——会场布置——会中调整——会后收拾 1、确定召开会议。召开会议一般有三个因素,一是传达上级文件精神，二是领导安排，三是部门工作需要。秘书可根据实际情况请示领导是否召开会议，但以领导安排为主要依据。 2、参会人员。根据会议内容，请示主要领导，确定参会人员，其中首定其他领导或外部门人员。 3、会议时间。会议由本部门主办时，召开会议时间一般由本部门主要领导安排，当涉及多位参会领导或其他部门时，应根据主要领导安排，征求其他领导或外部门意见。最后，汇总情况，向本部门主要领导汇报，最终确定会议时间。 4、会议地点。根据参会人员的规格，会议的规模，所需的设备情况进行安排。校内的主要会议室有：第一会议室，配置约40个座位，会议电脑终端机24台，无投影音响，主要用于党委会议、校长办公会、行政例会等小型会议；行政楼C108，配置约140个座位，有投影音响，可进行小型报告会、学术讲座等；学术报告厅，约440个座位，有投影音响，小型舞台，一般用于校内大型会议，文艺表演等。以上三个会场都由学校办公室管理，各部门使用需提前申请。 另：出于节约办学方面考虑，建议各部门勿频繁申请使用学术报告厅，一般的学术报告、讲座可申请教学楼C栋大课室。各二级学院的内部会议，建议由本部门自行安排会议地点。 5、材料准备。会议材料简单分为：发言稿、议题两大类。 发言稿包括：开闭幕词、领导嘉宾讲话稿、主持词等。一般提前一天呈送发言领导审核。 议题包括：上级学习文件、工作安排、总结汇报等。要求会前分发各参会人员。 6、会议通知。会议通知的四要素：内容、时间、地点、参加人员。 例子：关于召开2010～2011学年第一学期开学全体教职工会议的通知.doc 7、会场布置。基本内容有：座次安排、会标横幅、音响投影、茶水水果等。 座次安排。当领导人数为单数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左手边，3号领导排在1号领导右手边，4号领导排在2号领导左手边，5号领导排在3号领导右手边，其他依次类推。 15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14 会 场 当领导人数为双数时，1号领导、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的右边，2号领导排在1号领导的左手边，其他同上。 主要事项 具体内容 1 来访人员 姓名、性别、民族、单位、职务、人数 2 来访时间 到达时间、来访天数、离开时间 3 来访内容 4 迎送 时间、地点、飞机航班或火车班次、汽车车号、交通（接待用车）、联系人员、联系电话 5 会见 人员、时间、地点选择、会场布置（投影设备、座次安排、水果茶水、标语条幅）、材料、纪念品 6 参观 参观点、接洽人员、联系电话、时间、路线 7 住宿 姓名、性别、单位、职务、人数、天数、房间 8 宴请 时间、地点、人员、人数、饮食习惯（饮食禁忌） 9 其他 照片及相关资料反馈、宣传报道