《集团综合档案管理制度2015》.docx

**集团集团综合档案管理制度2015年6月审批记录版本状态文件内容拟稿人部门负责人领导签批第一版综合档案管理制度地产集团综合档案管理制度第一章 总 则第一条　目的为加强和完善集团档案管理工作，使之纳入规范化、科学化、制度化体系，为公司管理提供信息资源，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关政策法规规定，结合本集团实际情况，特制定本制度。凡各地方公司、专业公司、集团各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向中央档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。第二条　适用范围本制度适用于集团总部的档案管理。第二章 职责和管理架构第三条 职责集团中央档案室集团综合事务作为集团档案管理工作的主管部门，下设集团中央档案室，集团中央档案室主要职责为：负责集团中央档案室的建立、管理与维护。负责制定、修改集团档案管理制度及细则。负责组织实施集团档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设。负责推进地方公司档案规范化建设工作，并定期检查档案管理制度的落实情况。负责组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。负责集团各公司内部档案管理工作的交流，推广先进的档案管理经验。（二）地方公司中央档案室地方公司公司负责人为其管理第一责任人，地方公司综合事务组作为地方公司档案主管部门，下设地方公司中央档案室，设专（兼）职档案管理员，地方公司中央档案室的主要职责为：1、负责制定和修改地方公司档案管理制度及细则，建立健全档案工作体系，配备专（兼）职档案管理员从事档案日常管理工作。2、负责对地方公司各部门、各专业公司分/子公司的档案管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。3、负责组织档案管理交流和培训，推广先进的档案管理经验。4、负责组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。5、及时完成集团中央档案室各项档案工作任务，接受集团中央档案室的监督和管理。（三）专业公司档案管理部门专业公司公司负责人为其管理第一责任人，设专（兼）职档案管理员，负责本公司的档案收集工作，并及时移交至中央档案室。第四条　管理架构图集团中央档案室集团各部门 （兼职档案管理员） 地方公司各部门 （专/兼职档案管理员）地方公司中央档案室（专职档案管理员） 工程综合办公室 （专职档案管理员） 专业公司分/子公司 （专/兼职档案管理员）专业公司总公司 （专/兼职档案管理员） 第三章 档案工作规范第五条　归档范围１、每年年初，集团中央档案室牵头组织对各地方公司、专业公司、集团各部门的文件归档范围进行梳理。２、集团参考附件1归档范围收集，各地方公司、专业公司参照执行。第六条　归档时间 １、经营管理类、项目管理类、资产管理类、收发政府公文、合同管理类、实物档案、财务管理类（审计报告、验资报告）办毕后实时归档。2 、各部门、各地方公司、各专业公司产生的其它有保存价值的文件：每年3、6、9、12月集中归档至中央档案室。3、其它有具体约定时间的专项档案，以其具体约定时间为准。第七条　归档要求１、归档文件应齐全完整、真实。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档；若特殊情况必须存复印件的，需注明原件存放处。２、文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。若在归档的文件材料中有传真件和使用了不允许使用的书写材料，如纯蓝墨水、红墨水、普通圆珠笔、铅笔和复写纸，应将其复印后，与复印件一并存档。3、声像档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者，归档声像资料必须原版、原件、清晰、完整；各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须为原件，并保持其完好无损，且交由品牌推广部将实物档案拍照，再将实物档案与照片一同移交。（具体移交要求以《**集团集团品牌推广档案管理实施细则暂行办法》为准）4、归档移交时，所有需要归档的电子文件必须刻录光盘移交（有特殊约定的，以其约定为准），详见《电子文件归档与管理规范》（附件2）；需提供纸质档和电子档的《档案移交清单》（附件5）+《归档文件目录》（附件3）；移交流程详见附件6《档案移交流程图》、附件7《档案管理工作流程图》。第八条　归档文件整理方法（一）装订 归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；定稿在前，草稿在后。（二）分类 详见附件1《集团归档文件范围及分类表》，各地方公司、专业公司参照执行。（三）编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。1、档号，由档案管理部门编制。一般按 全宗号-年度-类别号-件号进行编制。2、全宗号：全宗号用于标识