《企业档案工作规范》解读分析.ppt

2006年1 安徽大学管理学院 主要内容 一、《企业档案工作规范》的制定背景与意义 二、《企业档案工作规范》的设计理念与特点 三、《企业档案工作规范》的结构与主要内容 四、《企业档案工作规范》的贯彻与实施要求 一、《规范》的制定背景与意义 （一）背景 1.我国企业档案工作的发展历程 （1）1950至60年代：技术档案管理 （2）1980年代：科技档案管理——企业档案综合管理——企业档案管理升级 （3）1990年代：企业档案工作目标管理 （4）2000年代：加入WTO后，目标管理取消后，地方档案部门及企业集团开展企业档案工作的业务指导缺少有力抓手，用何种手段连接国家档案法规与企业档案工作实践？ 企业档案工作法制规范化建设 《科学技术档案工作条例》 《国营企业档案管理暂行规定》 《企业档案管理升级试行办法》 《企业档案工作目标管理办法》 《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》 《外商投资企业档案管理暂行规定》 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 《重大建设项目档案验收办法》 《乡镇企业档案管理办法》 《关于加强企业档案信息化建设的意见》 《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》 《关于促进民营企业档案工作发展的意见》 《企业档案管理规定》 《国有企业文件材料归档办法》 标准化对企业档案工作的促进 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 《归档文件整理规则》 《工业企业档案分类试行规则》 《企业档案工作目标管理考评标准》 《核电文件档案管理要求》 《核电电子文件元数据》 《电力工程竣工图文件编制规定》 《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》 《建设工程文件归档整理规范》 一、《规范》的制定背景与意义 （一）背景 2.企业改革不断深化 ——建立现代企业制度，形成组织结构合理、投资主体多元、经营机制灵活、内部运作规范、管理手段科学的母子公司管理格局；企业成为自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体 ——剥离社会职能，实行主辅分离 ——改制重组 ——业务拓展 ——股份制改革 企业改革不断深化对企业档案工作的影响 1.档案行政管理部门如何有效监督指导企业档案工作问题 2.企业对档案工作的认识和重视程度问题 3.企业自身档案管理体制机制问题 4.企业档案机构和人员问题 5.企业文件材料归档范围调整充实问题 6.企业资产与产权变动档案如何处置问题 7.企业档案安全保管问题 8.企业档案信息开发利用问题 一、《规范》的制定背景与意义 （一）背景 3.信息技术广泛应用 对企业档案工作的影响 (1)电子文件大量生成 电子文件归档管理问题 档案实体管理受限问题 (2)档案管理手段和方式的变化 手工操作 应用信息技术 档案实体管理 档案实体管理与信息管理 档案信息化与企业信息化协调同步问题 档案信息资源科学整合问题 一、《规范》的制定背景与意义 （一）背景 总结建国以来我国企业档案工作的基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和相关最新国际标准，适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设，形成框架性管理标准——《企业档案工作规范》，作为在《档案法》与《档案法实施办法》之下、衔接《企业档案管理规定》与具体档案业务、技术标准的中间环节，是对过去标准化发展过程中缺少总体性要求的一种弥补。 一、《规范》的制定背景与意义 （二）意义 1.法律法规与企业档案工作间的桥梁 2.促进企业档案工作的规范发展 3.为指导评价企业档案工作提供指南 4.为企业可持续发展提供基础管理和档案信息资源的保障 二、《规范》的设计理念与特点 （一）《规范》与国际管理标准 1.ISO 9001《质量管理体系要求》（2008年第四版） （1）质量控制离不开档案记录 档案记录（records）一词在标准中出现28次，其中20次是重复提示、参照、引用，要求标准在实施中按照4.2.4条的要求建立档案。而ISO9001中这种对某一条款的引用、参见、提示的要求总共才有38处。除了4.2.4，被要求引用、参见、提示的18次，涉及11个条款，由此可见档案记录及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。 （2）倡导“领导责任”、“全员管理”、“过程管理”等质量管理思想和原则 国际标准ISO 9001《质量管理体系要求》 4.2.4：“档案记录的控制”规定： “为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。 机构必须建立有书面文