物业管理各制度.doc

档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。 9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。 7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。 8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。 ●小区档案资料 1、小区验收档案： 1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。 2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。 3）小区机电设备保养合约。 4）小区公共区域设施设备验收记录。 5）小区公共区域设施设备移交记录。 6）单元验收及移交记录。 2、小区二次装修档案： 1）住户二次装修图纸及审批手续。 2）二次装修期间管理处监督检查资料。 3、住户资料： 1）小区住户入伙资料。 2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。 4、小区管理文本汇编： 1）管理合同、业主公约、用户手册。 2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。 3）小区各项管理分包合约。 5、小区设备维修保养资料： 1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。 2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。 3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。 4）住户维修报修单及维修后的回访记录。 6、小区设施设备检测： 1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。 2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。 3）小区避雷系统有定期检测报告。 4）小区其他设施设备检测记录资料。 7、日常文档： 1）日常通知、文件的存档。 2）小区管理费收缴情况。 3）公司管理费财务报告。 4）会议记录。 5）值班记录。 6）安保值班记录。 7）其他管理记录。 ●档案资料的管理要求 1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。 2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。 3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。 4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。 5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。 6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。 7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。 8、档案保管环境