终稿-档案管理.pptx

档案资料管理主要内容合同项目资料往来票据会议记录电子文档档案资料的定义 档案资料是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。是公司的发展轨迹与依据。 档案资料由公司确定内容、标准，由项目收集、累积，进行分类整理，统一标识，规范存放，并定期向公司提交、归档，满足公司需求。档案资料的意义1.汇集资料，总结经验；2.规范管理流程，提高工作效率；3.提供项目历史依据；4.形成科学理论，达到管理的各项目标。主要内容格式统一标识鲜明科学分类及时更新按对象划分按主题划分按形式划分按科目划分按时间划分纸质档案管理颜色管理不同类型的纸质文件按不同颜色标签或者方式索引容易分类易于保密保护性好检索简便灵活取用存量较小容易脱落拿取方便临时存取保密性差标准统一便于存取长期保存保护性好整齐划一便于取阅易于查找保密性一般隔水防污拿取方便保密性低暂时保存易于保存有顺序性容易损毁保密性差电子档案管理合理使用文件夹定期备份重要文件加密合理使用文件 夹各类申请表销售报表成销资料佣金结算类行政类文件其 它电脑其它盘移动硬盘U盘刻录光盘定期备份重要文件加密文件夹加密Office文档加密文件夹加密文件夹加密文件夹加密文档加密文档加密主要内容销售类结算类行政类销售类结算类行政类主要内容留存范例举例： 天津公司纸质版电子版电子版-索引-按文档分类标识电子版-价表-按楼室号分类电子版-价表-按楼室号分类纸质版-索引-按文档分类标识价格表优惠单业绩确认纸质版-价表-按楼室号分类Click To Type Slide TitleTJ:“天津”缩写区域项目HDSSC:“恒大山水城”缩写JG： “价格”缩写存档科目纸质版-价表-按楼室号分类价表纸质版-调价表-按日期分类调价表纸质版-调价表-按户型分类调价表纸质版-优惠方案-按楼室号分类优惠方案纸质版-退房单-按楼室号分类退房单谢谢！一般有五种档案分类方式：按对象划分根据资料来自何人，来自哪个部门。按主题划分根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。按形式划分根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。按项目划分可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做定州电厂项目，可以把定州电厂资料进行归类、分析。按时间划分按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2009年的资料都收集在一个资料夹里，将2010年的资料收集在另一个资料夹里。1.抽屉式所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。2.开放式横向档案所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了3．穿孔式活页夹穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。这种方式一般用来保存重要的参考目录等。4．档案盒档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。5．金属文件夹金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。6．透明资料袋透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。7．多层资料盒这种资料盒一般放在桌面上，人们可以随时拿取其中的资料，像表格、便条纸或者其他经常用到的东西，都可以放在资料盒里。四层的资料盒一般上面两层放本年度的相关档案或者经常需要查阅的资料，下面两层放去年的或其他不常用的资料审批权限 备注 审批流程 销售员 事 项 项目组 开发商 相关文件及表单 买受人 客户 优惠申请表 优惠方案