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存證信函如何撰寫？王福民律師102-11-27 何謂存證信函： 顧名思義，存證信函乃是保存證據的文書。蓋口說無憑，尤其若發生紛爭，法院均以證據認定之事實，作為適用法律之基礎。而存證信函即為文書證據，乃法律上的書證，在證據法中占有重要地位。故如何妥善運用及保存證據，攸關訴訟勝敗，存證信函的重要性可見一斑。 存證信函的「重要性」為何？ 常見存證信函適用時機，例如發生車禍加害人避不見面；或如債務人借錢屢催不還；或如買到瑕疵房屋請求減價或解約；或如承租屋屋漏水房東遲未修繕；或如建商偷工減料要求損害賠償；或如拋棄繼承通知其他繼承人；或如配偶不同居請求履行同居義務等等，不一而足。最重要的是中斷時效。 參、存證信函撰寫重點： 撰寫存證信函時，主要要將人、事、時、地、物等五項表達清楚，並應將欲發生的法律效果充分表明，切忌寫得落落長，卻模稜兩可、毫無重點，完全沒有法律效果可言，則喪失寄發存證信函的目的。 肆、存證信函撰寫方式： （一）向郵局購買特定用紙：首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。 或是上中華郵政網站之存證信函格式欄上直接撰寫後列印一式最少三份，再持去郵局寄送。 費用計算：由郵局以頁數計算。 （二）撰寫存證信函須注意事項： 撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請律師撰寫或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利的機會。 （三）如有塗改須註明字數並蓋章： 存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何字，並註明字數；並且，修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。 （四）至郵局用雙掛號寄出： 書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。 （五）「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存： 郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。 存證信函常見問題集錦 1. 我交寄的存証信函正本有附件，副本也需要寄附件嗎？ 2. 存証信函費用怎麼計算？ 3. 我一年前交寄的存証信函可以查閱嗎？要付費嗎？ 4. 我一年前交寄的存証信函可以另具副本申請證明嗎？要付費嗎？ 5. 存証信函可以用外國文字書寫嗎？ 6. 存証信函文字寫錯了，可以塗改嗎？ 7. 同時交寄2件存証信函，僅收件人姓名、地址不同者，要怎麼辦理？費用怎麼計算？ 8. 存証信函有什麼用途？ 9. 交寄存証信函，要用一定的格式用紙書寫嗎？貴局有提供格式，讓我們從電腦列印使用嗎？ 10. 交寄存證信函，收件人地址是否可書國外之地址？ 問題: 1.我交寄的存証信函正本有附件，副本也需要寄附件嗎？ 回答: 是的，正本具有附件者，副本亦須具備，如無法製備者，應以照片或影本代替。 問題: 2.存証信函費用怎麼計算？ 回答: 存證信函存證費首頁50元，續頁每頁或附件每張25元。 　 問題: 3.我一年前交寄的存証信函可以查閱嗎？要付費嗎？ 回答: 存證信函存局之副本，在3年保存期內，寄件人得交驗原執據，申請查閱。申請查閱， 按申請時現行存證費半數交付查閱費。 問題: 4.我一年前交寄的存証信函可以另具副本申請證明嗎？要付費嗎？ 回答: 存證信函存局之副本，在3年保存期內，寄件人得交驗原執據，另具副本申請證明。 申請證明者，按申請時現行存證費半數交付證明費。 問題: 5.存証信函可以用外國文字書寫嗎？ 回答: 書寫存證信函限用本國文字，每格限寫1字，述及外國人名或事物名稱須引用原文者， 得用外國文字書寫。 問題: 6.存証信函文字寫錯了，可以塗改嗎？ 回答: 可以的，但存證信函內文字如有塗改增刪，應於備註欄內註明，並由寄件人簽章，每頁 塗改增刪不得逾20字。 問題: 7.同時交寄2件存証信函，僅收件人姓名、地址不同者，要怎麼辦理？費用怎麼計算？ 回答: 存證信函如同時交寄2件以上，其內容完全相同，