档案的整理工作.docVIP

第三章走好重要的第二部：档案的整理工作 凌乱无序的档案材料对我们来说毫无用处，只有通过整理工作才能让他们变得井然有序起来。 2.1认识一个新朋友——全宗 （1）什么是全宗？ 所谓全宗，就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。 （2）全宗和案例、文件是什么关系？ 用一个图标可以清晰地表现出三者之间的关系： 3.2整理工作的第一道工序——分类 （1）分类的一般方法 全宗内的档案分类方法，归纳起来主要有以下四种类型： a．按文件的来源分类； b．按文件形成时间分类； c．按文件内容分类； d．按文件形式分类； （2）常用的档案分类法 上述分类法中，普遍经常使用的方法主要有三种：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。 （3）复试分类法的选择 在实际工作中，由于全宗档案的复杂性，很少单纯采用一种分类方法，多是两种方法结合使用。这种分类方法称为复式分类法。常用的复式分类法有以下四种： a．年度-组织机构分类法； 这种分类方法适用于立档单位内部机构时有变化但不复杂的全宗。 b．组织-机构年度分类法； 这种分类法适用于立档单位内部机构多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。 c．年度-问题分类法； 这种分类法适用于以下几种情况： ①组织机构变化复杂，已无法按组织机构对档案进行分类。 ②由于组织机构之间分工不明确、文书工作不健全等原因，难以区分档案所属机构。 ③没有内部机构或内部机构非常简单的立档单位。 d.问题-年度分类法； 这种分类法适用于历史档案和撤销机构档案分类。 3.3整理工作的第二道工序——卷案排列 按照一定的分类方法，档案被分成了很多类，这时候需要根据一定的方法，确定每类内案卷的存放位置和前后位置，保持案卷之间的某种联系，这就是案卷的排列。 案卷排列的方法有很多，可以按工作联系和重要程度来排列，也可以按案卷内容所反映的问题、地区、时间 文件作者和名称排列。通常以问题、重要程度、时序排列方法使用较多。以上几种排列方法，可以单独使用，也可组合使用。 此外，全宗内不同门类、载体和不同保管期限的档案，应分别排列。 3.4整理工作的第三道工序——卷案目录的编制 卷案目录就是卷案的名册，它是揭示案卷内容和成分并固定卷案排列次序的表册。卷案经系统排列后，应当将其逐个登记到案卷目录上，以固定前后排列顺序。 目录的结构： 第四章稳住关键的第三步：档案的保管工作 档案保管工作是维护档案安全和完整的重要工作。 4.1保管，真有这么简单吗 （1）保管工作的任务 (2)保管工作的内容 4.2必不可少的存档设备 （1）档案库房 1.档案库房的原则应遵循：适用、经济和美观的原则。 2档案库房的类型：综合档案库、专门档案库、档案资料库。 （2）档案装具 1.直式和横式文件柜 2.开价贮存 3.卡片式贮存柜 4.显露式文件柜 （3）档案包装材料 1.卷皮 2.卷盒 3.包装纸 4.3档案库房管理 4.4档案信息安全 案例：某市永嘉机械厂与市机械研究所合作研制生产LP30型装载机，正当技术员为试制生产、设计、晒图做生产技术准备时，办公室秘书王某利用工作之便，乘档案员李某将钥匙放在桌上不备之机，将档案室钥匙压在事先准备好的一块胶泥上，并成功配置钥匙。当天夜里，王某将档案室的门打开，到出LP30型装载机的图纸。几天后他将图纸以2万元的价格卖给外地一家工程机械厂。由于永嘉机械厂没有及时发现图纸被盗一事。该厂将LP30型装载机作为拳头产品还在研制时，外厂已照图纸投入生产。永嘉机械厂的产品刚一上市就全部滞销，经济损失惨重。 这一案例提醒我们一定要加强档案保管工作力度，确保档案信息安全。 那么，如何保证档案信息安全呢？ 由于不同的载体形式有不同的方法，我们主要就纸质档案、缩微品档案、电子档案三种形式来讲。 （1）控制纸质档案的使用 1.提高档案安全防范意识 2.确定档案的使用权限 3.建立健全借阅制度 （2）控制微缩品档案的使用 微缩品档案的载体和信息是合二为一的，对微缩品信息安全的控制，实际上就是对微缩胶片的安全保管。 （3）控制电子档案的使用 1.必须采取各种措施控制电子档案的使用 2.安全保管电子档案 第五章跨越艰难的第四步：档案的检索和利用 利用是档案工作的最终目的之一，而检索是“藏”与“用”之间的桥梁。 全宗 案卷 文件 5.备考表 4.卷案目录表 3.序言或说明 2.目录或目次 1.封面 案卷目录 保管工作的任务 防止档案的损毁 延长档案的寿命 维护档案的安全 保管工作的内容 档案的库房管理 档案流动中的保护 档案保护中的专门措施 防盗 防尘