公司档案管制度.docx

公司档案管理制度修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 目录第一章 总则 …………………………………………………………………………3第二章 档案归档 ……………………………………………………………………4第三章 档案整理 ……………………………………………………………………5第四章 档案保管 ……………………………………………………………………5第五章 档案开发与利用 …………………………………………………………… 6第六章 档案鉴定与销毁 …………………………………………………………… 7第七章 奖惩 …………………………………………………………………………7第八章 附则 …………………………………………………………………………8档案管理制度第一章 总则第一条 目的为加强集团档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为集团各项工作服务，特制定本制度。第二条 释义 本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 管理原则（一） 集中统一管理原则。（二） 维护档案完整与安全原则。（三） 便于利用原则。第四条 适用范围：本制度适用于集团所有单位的档案管理。第五条 管理职责（一） 总部：总部行政部为集团档案的归口管理部门，负责：1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程；2. 监督、指导、检查各事业部档案工作；3. 总部档案的收集、保管和开发利用。（二） 事业部人事行政部为本事业部档案的管理部门，负责：1. 制定档案工作计划并组织实施；2. 监督、指导、检查本事业部各职能部门及片区的档案工作；3. 本事业部档案的收集、保管和开发利用；4. 各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。（三） 各片区须指定档案管理部门，负责：1. 制定档案工作计划并组织实施；2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；3. 按规定向事业部档案室移交档案。（四） 各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。（五） 档案管理人员1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。2. 总部行政部设专职档案管理员，负责集团档案管的综合管理工作，包括：2.1 总部档案的管理。2.2 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。2.3 档案管理体系的建设与完善。2.4 档案管理人员的培训与指导。3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。 第二章 档案归档第六条 档案归档范围公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。第七条 归档时间（一） 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。（二） 基本建设类文件材料由部门负责人审定后，于工程竣工后3个月内归档。（三） 财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。（四） 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。（五） 项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。（六） 其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。第八条 归档要求（一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三） 外埠单位的档案原件由本单位自行保管， 交事业部档案室电子扫描件及台帐备案。（四） 每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。上交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（五） 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景，归档声像资料必须清晰、完整。（六） 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第三章 档案整理具体见附件《档案整理细则》。第四章 档案保管第九条 档案保管规定（一） 各