2015公司办事处管理办法.docVIP

公司办事处管理办法 为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，加大市场占有率，公司经研究后决定建立 办事处制度，以使办事处的各项管理规范化和合理化，保证公司各项业务规范而有序 地进行，特制定本办法。 一、办事处的工作职能 1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理； 2、承担公司下达的销售任务； 3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调； 4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态； 5、确定区域的销售目标及销售策略，并报营销部批准后实施； 6、在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施； 7、负责本区域的营销管理工作； 8、负责本区域项目信息的收集、整理、分析和公关工作； 9、负责本区域内代理商的维护； 10、公司临时指派的任务。 11、根据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖 欠货款，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作； 12、严格执行公司有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公 司利益的事。 13、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见； 14、合理计划、开支办事处的各项费用； 15、负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。 二、办事处人员配置及与公司间的协调 1、办事处的设立、组织机构设置、人员编制有公司核定。 2、办事处是销售部分支机构，归属销售部门直接管理。 3、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利开展。 4、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。 三、办事处的业务管理及产品价格规定 1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。 2、产品以低于公司规定最低价格出售的，由办事处提出申请，报公司审批，未经审批 程序，不得以任何形式变相降低产品价格。 四、客户管理 1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。 2、资信调查：办事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必要时的资信调查，审查 。 3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可靠。 4、建立客户档案： （1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案， 办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。 （2）客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。 五、应收帐款处理程序 1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。 2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。 3、应收帐款的责任 （1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。 （2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。 六、办事处人员管理规定 1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。 2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为 3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公 司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进 行分类管理。 4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》传真至公司存档。办事处人员对公司财产负有保管和爱护的义务。 5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。 6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。 7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先 得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬迁等。 8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。 9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。 七、办事处会议制度： 1、办事处及其下各地业务人员每月底开区域销售会议； 2、办事处所在区域的业务人员应于每周五下午召开周会； 3、临时会议由通知确定； 4、会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。 5、会议总结应及时传至公司。 6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料： （1）周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结； （2）月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进 工作表、销售月