会展现场服务管理.pptVIP

第二节 会展现场服务管理 一、会议现场管理的基本内容 会前准备 会间工作 会后收尾 二、展览现场管理的内容 报到接待管理 展位搭建管理 展场秩序管理 三、节事活动现场管理的基本内容 场地的布置与管理 后勤管理 现场人员管理 第二节 会展开幕的服务管理 一、展会开幕仪式的现场服务 布置要求：确保安全第一、舞台搭建稳固美观、影响配置到位、人流的控制适当 布置内容： 布置形式 二、展会开幕仪式的组织管理 开幕的时间和地点 开幕的程序： 明确现场总指挥（协调人）人选 确定礼仪人员、接待人员及其分工 落实特色议程及其物品准备和人员分工 确定领导和贵宾的排序务必核准姓名、性别、职务 确定致辞人、剪彩人的次序、站位 音响、乐队、礼花等配合与协调 检查嘉宾签到簿、胸花和剪彩用品、公关礼品 现场组织管理 观众的组织 领导和嘉宾的接待与引导 主持人的临场发挥 总协调人的临场调度与协调 现场工作人员的临场协调与配合 安全保卫人员的临场配合与协调 环境装修和设备检测 突发情况的及时处置 VIP接待 媒体的接待与管理 预先确定媒体接待小组 预先确定媒体接待工作小组 预先确定对媒体的发言人 预先确定提供给媒体的有关资料 为媒体采访提供必要的服务，如水、电、灯光、道具等。 展会现场工作与管理 一、会议现场管理 （一）布局 一、选择会议场所的主要考虑因素 会议类型 考虑举办地的知名度 盈利性 大型会议 重要会议活动 99’“财富”全球论坛 朝鲜访华代表团 2001年APEC领导人峰会及系列会议 第35届亚洲发展银行年会 APEC第五次电信部长会议 表彰大会 二、选择会议室的影响因素 会议天数 会议类型 布置类型 对视听设备和讲台的要求 噪音影响 避开竞争性团体 三、会议陈设物的设计艺术 家具 地毯 窗帘 照明灯具 植物 工艺品 第二节 会场布置 一、会场的布置形式 适用于不需要书写和记录的会议类型，如：报告会、总结表彰会、代表大会 布置参数 椅子中间最小距离： 91厘米；96厘米（带写字臂的扶手椅） 过道宽度： 1.2~1.5米；1.8米（400人以上） 前排椅与主席台前沿距离： 1.8米；3.7米（半圆形或V形） 每排座位： 最好不要超过8个 大型会议厅应该有过道穿过 布置参数 课桌宽度： 45.7厘米（单侧坐）；76厘米（双侧坐） 桌中央最小距离： 1.2米（单侧坐）；1.5米（双侧坐） 过道宽度： 1.2~1.5米；1.8米（400人以上） 前排椅与主席台前沿距离： 1.8米 大型会议厅应该有过道穿过 特点：会场气氛融洽，易于控制，便于沟通交流 适用于小型会议、座谈性、协商类型会议 第18次上海市市长国际企业家咨询会议 联合国会议室 特点：既突出主席台，又增加了融洽的气氛 适用于中小型工作会议 特点：每个会议桌形成一个谈话中心，与会者根据一定的规则入座 适用中餐宴会、培训会议、大规模的联欢会、茶会会 特点：与会双方成纵向并列或者横向并列的格局 适用于谈判、领导人会晤等 二、座位区的布置 （一）座位排列的作用 (二）座区的划分和排列方法 纵向排列法 纵向排列法 左右排列法 （三）座位标志 三、会场主席台的布置 （二）主席台座位的编排 （三）主席台常用花饰鉴赏 会议常用盆花或插花 仙客来 蝴蝶兰 非洲菊 花烛 鱼尾葵 天门冬 大叶黄杨 肾蕨 南洋杉 四、会议场地的其他功能区域 （一）会议报到处 （二）会间茶歇厅 （三）衣帽存放间 (四）视听设备控制室 （五）同步传译室 （六）嘉宾休息室 会议报到处的要求 展览现场的服务与工作 1 观众登记注册和服务 现场工作人员的分配 填写观众登记表 展会证件与门票管理 会看的编印与发放 观众登记的注意事项 展会观众的分类管理 目标客户 观展迷 好奇心强的人 求职者 赠品收集者 纸张收集者 兜售者 闲逛者 不敢兴趣者 窥探者 参展商现场联络和服务 媒体接待与采访 公关和重要接待活动 现场安全保卫工作 展会相关活动的协调管理 现场清洁工作 知识产权保护工作 有关信息搜集与整理 与场地部门结算工作 商谈下一届展会的合作、代理事宜 第三节 节事活动的现场服务管理与实施 一、节事活动人流管理原则 优化人员流动路线 减少阻塞 空间利用最大化 二、实施步骤 确保相关人员对自身任务的理解 熟悉节事活动现场 通过现场调查，听取工作人员的意见，及时反馈、修正、更改入场管理计划表 所有工作人员一般应在节事活动开始前半小时到岗待命 参加者入场后，要安排充足的现场维持人员，确保演出及工作人员专用通道的畅通 节事活动突发事件的应对与现场借宿 一、会议登记准备 （一）准备资料 会议登记表 会议入场证 票证 登记者名单 登记资料袋 （二）特别登记处 专设柜台，有