归档文件整理(讲义)分析报告.docVIP

《归档文件整理规则》讲义 一、概念 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 所谓办理完毕，是指文书处理程序办理完毕，不是指该文件所指工作的办理完毕。如十年工作规划，其所规划的工作只能在十年左右时间内完成 。但其文书处理程序完后，即为办理完毕，可以归档。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。（即规定了归档文件整理的步骤。） 二、前期准备工作 （一）归档文件材料的收集 一、本机关的归档文件材料的收集 1、“帐内”文件：是经过收、发文薄登记在册的文件。 2、“帐外”文件：主要包括：①机关内部形成的会议记录、纪要、各种统计报表、名册， 各种合同、协定、协议书、委托书、契 约、出版物定稿和样本；②本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根； ③本机关财产物资、档案等的交接凭证、清册；④本机关重要活动事件的剪报、停止使用的印章等材料。 注意：文件收集齐全问题。（有附件的将附件收集齐全，报告与批复，函与复函等来往文书收集齐全） （二）剔除不归档文件 （三）、装订的前处理工作 1、拆除金属物 2、修裱破损文件 3、复制褪变文件 4、折叠超幅面纸张 三、整理工作 归档文件的整理六个环节： 装订、分类、排列、编号、编目、装盒。 归档文件整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 要求一：保持文件之间的有机联系 一、来源上的联系： 也就是来往文书作为一件装订在一起。请示与批复、报告与批示、函与复函、报告与通知等等。 二、文件材料内容上的联系 1、同一工作中的联系 一项工作的所有材料应放在一起排列。 2、同一问题的联系。 一是同一事由的联系， 二是同一个问题的联系， 3、同一案件的联系。 4、同一会议的联系。 要求二，区分不同价值， 一是便于保管档案，减少库容压力。二是便于利用档案。期限分明，便于检索。 要求三，便于保管和利用 质量要求 （1） 归档文件应齐全完整。对破损的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 （2） 整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护的要求。 我们整理的目的就是为了便于利用，整理的结果就是达到有序化。 有序化就是： 集中同类，（将同一年度、同一机构、同一保管期限、同一事由的归档文件材料集中） 靠拢近类（将相近机构、相近时间的归档文件靠拢） 分开异类（将不同载体、不同年度、不同机构、不同保管期限、不同事由的归档文件） 第一个整理环节：装订 装订单位：件 “为一件”是指文件实际上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 件：分自然件和组合件。 自然件为一个直接责任者。包括纯自然件（无附件的文件）和合成自然件（带附件的文件）。 组合件为两个以上直接责任者。即来（去）文与复文。 （请示与批复，报告与批示，函与复函，报告与通知） 一、装订 1、自然件的装订 一般每份文件为一件。 ①有定稿的归档文件：即指发文, 正文与定稿、发文处理单（或发文稿纸）为一件进行装订。 ②无定稿的归档文件： 一是收文，收文与收文处理单一并装订； 二是立档单位是联合发文的协办单位，归档文件为复制件。 2、规定件的装订 ① 来文与复文为一件进行装订。 ②通知与补充通知也可为一件进行装订。 3、报表、名册、图册的装订 按其原来的装订方式，一册（本）为一件。 4、式样相同的表格的装订 以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。表格数量多的要编制二级目录。如员工登记表（张三、李四、王五） 5、会议记录、介绍信存根的装订 一本为一件。 6、成套的会议材料的装订 各为一件，一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档。如会议通知、代表名册、会议报告、会议决议等各为一件。 二、装订时“可为一件”的文件排序 （1）自然件的排序 ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后。 发文处理单一般可排在正本之前，作为首页盖归档章。 ⑤有实质性内容的收文处理单，应排在收文之前，作为首页并在其上方盖归档章，以保护正本。 （2）组合件的排序 有结果的在前， （3）有多种语言文字的文件的排序 汉文本在前，少数民族文字或外语文本在后。 三、装订的部位及对齐方式 四、装订形式与装订材料 采用线装、封套装、不锈钢夹、粘贴等形式。 第二个整理环节 分 类 保管期限——年度——机构、 保管期限——年度分类法。 与“保管期限——年度——机构分类法”相对应的分类方案如： 永久：2003年——办公室、业务一科、业务二科；2004年。。。。。。 与“保管期限——年度分类法”相对应的分类方案如： 永久：2003年、2004年、2004年。。。