《顶尖秘书》 第十五篇 如何做好涉外秘书.doc

第十五篇 如何做好涉外秘书 涉外秘书的素质要求； 涉外秘书的分类； 涉外秘书的工作内容； 涉外秘书的任职资格。 一、涉外秘书是外向型秘书 1.什么是涉外秘书 涉外秘书是指在我国“三资”企业、外国驻华机构、我国涉外单 其中“三资企业”是指改革开放后，在我国出现的中外合资、中 外国驻华机构是指外国政府、公司、银行、科技文化组织等派 涉外单位是指我国的外事、外贸单位、海关、税收、银 涉外部门是指我国各级行政机关、企事业单位、社会团体中负 上述企业、机构、单位、部门中的秘书，一般统称为涉外秘书， 2.涉外秘书是一种专门管理人才 他们必须掌握一门以上外语。 办公自动化设备是现代办公室的主要工作工具。从事办公室 涉外秘书的主体是“三资”企业秘书，外国驻华机构、我国涉外 秘书工作的理论和技能是涉外秘书从事本行工作的基础，他 涉外秘书工作属于管理工作中的一个环节。涉外秘书是辅助 3.涉外秘书的称呼 涉外秘书这一称呼，它只是近年在国内社会上约定俗成的通 涉外秘书可译成foreign related secretary。 reefing of interna-tional affairs”,既长又不准确。 鉴于近年来社会上将“涉外”一词普遍译作“foreign related”,如“foreign related hotel”（涉外宾馆）“foreign related shop”（涉外商店），颇为准确。所以，一般来说，涉外秘书一词最贴切的英文译名应是“foreign related secretary”. 涉外秘书在单位内一般称为秘书，也有称行政助理（admin-istrave assistant）secretary）“private secretary”,此处的“private”一词，并非解释为“私人”，而是解释为“专用”、专职。在外商独资企业中，受公司人事部门委派，去某一上司手下工作，接受该上司的直接指挥，而服务、服从于公司整体利益的秘书，其酬金由公司支付，即某一上司的专职秘书。 “private secretary to the managing director”，被译成是“总经理秘书”，而并非称作“总经理私人秘书”。 4.涉外秘书的分类 (1)根据所在单位性质分类。 ①“三资”企业秘书。 “三资”企业秘书是目前我国涉外秘书的主体，他们人数最多，社会需求量最大，招聘、应聘最为热烈，流动性也最大。 “三资”企业秘书中，外商独资企业秘书数量增长迅速，他们无论从数量上，还是素质上都是“三资”企业秘书的代表群体。 ②外国驻华机构秘书。 外国驻华机构秘书是涉外秘书中层次最高、招聘要求最高、整体待遇最为丰厚的群体。但是，人数最少。 ③国内涉外单位秘书。 国内涉外单位秘书处于国有企事业单位中，其职业最为稳定。这类秘书随着改革开放的发展，与国外交往的增多，其数量在增加。 ④私人涉外秘书。 私人涉外秘书指国内外私人雇主聘用，协助雇主处理涉外事务，对雇主负责，由雇主支付劳动报酬的秘书。 在发达国家，许多政治家、企业家、教授、律师、医生、影星、球星、社会活动家，普遍聘用私人秘书，协助自己处理个人事务。 随着经济的发展，人民生活水平的提高，涉外活动的增多，这一现象在国内也已经出现，一部分先富起来的人士聘用了涉外秘书。 目前，我国私人涉外秘书的雇主大多从事涉外经济活动。如私人企业业主，其对秘书的要求主要是辅助自己从事涉外经济活动。聘用的条件，主要须具有从事涉外经济活动的知识和能力，并忠于雇主本人。其报酬则由双方商议而定。 这类秘书随着社会主义市场经济的发展，其数量也在增加。 (2)根据所在岗位层次分类。 ①董事会秘书。即服务于董事会，对董事会和董事长负责的秘书。 ②总经理秘书。即直接服务于总经理的秘书。 ③总经理办公秘书。即编制于总经理办公室，为总经理和各副总经理组成的领导群体服务的秘书。 ④经理秘书。即直接服务经理(部门经理)的秘书。 (部门经理)办公室，为经理(部门经理)为核心的领导群体服务的秘书。 (3)根据基本职责、地位分类。 ①秘书。指辅助上司处理全面事务的重要助手，要求具有相当的知识和技能，属管理型专门人才。 ②文员。指以打印文件、收发信函、保管档案为主要职责的人员，其知识结构和专业技能较为单一，招聘要求、待遇报酬和地位低于秘书。 5.涉外秘书一般作些什么工作 (1)涉外秘书的一般职责范围。 ①剪报。 每天一上班