XX物业采购管理规程.docVIP

XX物业采购管理规程 1.0 目的 对采购服务项目的确定，服务供方的选择、评定、审批等过程制定相应的程序，规范公司采购管理工作，确保采购服务项目的服务质量符合要求。 2.0 适用范围 适用于公司及各项目部的采购管理工作。 3.0 职责 3.1 公司执行总经理负责年度、月度申购计划及临时申购的审批工作。 3.2 财务部经理负责年度、月度申购计划及临时申购的复审工作。 3.3 部门（项目）经理负责本部门物品采购的初审工作。 3.4 公司各部门负责人负责安排本部门物品采购的申报，领、发手续的办理工作。 3.5 行政人事部外勤助理负责公司物品的采购工作，资产助理负责验收入库及保管工作。 4.0 工作程序 4.1 物品采购的申请范围 凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等，均属采购申请范围。 4.2 采购对象分类：主要分为劳动工具（含固定资产、个人工具、公共工具）、消耗材料和软件/服务三大类。 4.2.1 固定资产：价值在1000元以上且使用期限在1年以上的物资。 4.2.2 个人工具：指公司根据劳动需要，由岗位人员向公司借用并负责保管的工具或配备，一般有配备标准。 4.2.3 公共工具：指由专门人员保管，供多人在工作需要时借用的工具或配备。 4.3 物品采购的申报程序 申购种类有：月度计划申购、临时申购、应急申购 4.3.1 月度计划申购 4.3.1.1公司各部门负责人应于每月25日前安排人员根据部门物品需求情况编制下月的《月度物料需求计划》，经审核后，利用办公平台传公司财务部资产助理。公司总库需要补库时，由资产助理按照《月度物料需求计划》提出补库申请。 4.3.1.2财务部资产助理于每月28日前根据各部门编制的《月度物料需求计划》，结合总库物资库存情况，在《月度物料需求计划》上完善采购价格、规格，并在备注栏上签注库存情况、厂家、品牌等信息后，报财务部经理审核，再由资产助理报执行总经理审批。 4.3.1.3公司执行总经理负责在月末前审批完《月度物料需求计划》，并返回给资产助理； 4.3.1.4由资产助理将因审批产生的时间、数量、规格变动告知提请部门（若部门有异议的按工作汇报程序再提出申请）。同时资产助理将审批同意的《月度物料需求计划》的第一联交行政人事部外勤助理按计划购买，第二联留存在资产助理处，并复印给会计备案。 4.3.2 临时申购：对于提交计划后属公司临时增补任务的或因公司经营管理需要时，可以采取月度计划外报批的方式提请申购。由使用部门拟定《临时物料需求申请》，其余流程同4.3.1。 4.3.3 应急申购：如突发事件处理或其它应急情况时，由事件处理责任人可向公司执行总经理口头申请，并征得同意后，由执行总经理授权项目负责人或行政人事部及其它人员实施；被授权人可先购买，但应在2天内由被授权人及时按4.3.2临时申购的方法补办申购手续。 4.4 物品采购的时效 4.4.1 月度需求计划和临时申购中应列明需求时间，未经需求部门（项目）负责人同意或执行总经理批准，不得晚于需求日送达公司并完成验收。 4.4.2 凡行政人事部认为不能按时效采购回的情况，必须至少提前需求日一天向需求部门（项目）负责人或执行总经理提出延期申请。 4.5 采购实施 采购的实施分为：合格供方采购、招标（含议标）采购、零星采购 4.5.1 合格供方采购： 4.5.1.1 合格供方： A、合格供方的管理见《质量手册》中的《采购控制程序》的相关说明； B、长期不间断需要采购、需要稳定供应以确保服务质量的、且宜累计一定时间结算的物资、服务应采取合格供方的方式进行采购。 C、若同合格供方采购的，在经支付审批后，除执行总经理另行批准外，一般应由财务部直接向供方支付。 4.5.1.2 招标（含议标）： A、招标（含议标）由行政人事部经理组织报名与资料收集事宜；由执行总经理、财务部经理、行政人事部经理和业务负责人组成招标小组；经执行总经理同意可以直接使用评定的方式进行。 B、高价值商品、重大服务外委事项（工程、绿化）且属偶发或个别采购的，应采取合格供方的方式进行采购。 C、若同招标采购的，在经支付审批后，除执行总经理另行批准外，一般应由财务部直接向供方支付。 4.5.1.3 零星采购： A、零星采购仅限偶发或个别采购、且价值不高、通用性差或处理突发应急事件时所需的物料，零星采购必须通过《月度物料需求计划》或《临时物料需求申请》、在紧急或特殊情况下须通过口头请示，由执行总经理批准后才能采用零星采购的方式进行。 B、外勤助理应做到货比三家，争取采购物品质优价廉。 C、