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第六章 餐旅采购程序 餐旅采购合约 2012 餐旅采购程序与采购合约 第六章 餐旅采购程序与采购合约 餐旅采购程序 餐旅采购为餐旅营运成本控制之始，也是餐旅服务品质优良与企业营运成败之关键因素。为确保餐旅营运所需的各项物料、设备、器皿或备品，能适时、适质、适量全套齐全的供应，务必要有一套高效率的采购程序始能竟功。 请购 （一）请购单位 物料请购单位通常是由使用单位，如房务部、餐饮部、厨房等部门，依其业务或生产销售之需要提出。 仓储部门管理人员基于本身职责会根据库存量之多少，向采购单位请求采购。 （二）作业要领 １.请购物料时须先知会仓储部门，确认库存量是否尚有存货，因有时使用单位缺货，但是库房尚有。为防范此现象之发生，任何请购单位均先会知仓储单位，确认无误后再行申请采购。 ２.请购务必先填[请购单]。一般请购单的内容计有：品名、规格、数量、价格、用途、请购日期、请购单位、需要日期、请购人签章等项。 ３.请购单内容要书写工整，力求详尽，以免采购物料有误。 二、核准 （一）准购单位 通常使用单位提出请购单后，须经权责单位主管核准。一般餐旅企业对各类采购金额，均有一定的授权标准，如经理１至５万、总经理５至１０万、董事长１０万以上。 （二）作业要领 请购单经相关权责单位核可后，须立即送交采购单位，以便办理采购作业。 底价报价 （一）询价单位 由采购单位以电话或询价单向厂商询价，再由供应商提供估价单或报价单。 （二）作业要领 １．采购单位对于请购单上所列的价格，仅是一种预估参考的价格。至于实际市场价格则需以询价单寄发厂商，或以电话、传真给厂商要求其提供估价单或报价单。 ２.一般询价单或估价单，主要内容除了应有厂商名称、地址、电话外，尚包括：（１）品名；　（２）规格；（３）数量；（４）价格（单价、总价）；（５）单位；（６）运费与保险；（７）交货日期与地点；（８）报价有效时间。 四、决定厂商 （一）决定单位 决定那一家厂商作为物料采购的供应商，是由采购单位负责，唯须单位主管核准。 （二）作业要领 １.采购方法如果是以议价或报价方式为之时，则应对厂商信用及其产品服务先做调查后，再请其正式报价。通常正式报价往往会比原先询价或报价的价格低，主要原因乃市场上厂商竞争相当激烈，为争取生意不得不主动降价。 ２.若是公开招标，则以实际开标结果来决定厂商。 ３.厂商决定后，即要签订采购合约或正式下单订购。正式订购单会注明逾期交货罚款条文，如逾期三天罚款为总价的１%。 五、催货管制 （一）催货管制单位 通常是由采购部门的专案承办员负责此项催货管制工作，以防范延误交算。 （二）作业要领 １.管制员须每隔一定时间，以电话与供应商保持密切联系，以利掌控货源。 ２.交货前一天再以电话确认是否如期交货。 六、进货验收 （一）进货验收单位 进货通常是由采购单位、请购单位，以及会计或财务管理等三单位，共同派员办理验收工作。 （二）作业要领 １.依据订购单及送货单之内容详加核对其品名、数量、规格或品质是否一致。 ２.可采用抽样方式来验收大宗物料。 ３．若是整箱进货也必须拆封检视，尤其是新鲜蔬果须由箱内底层抽验，以防鱼目混珠或夹藏次级品矇混。 七、入库登帐 １.物料验收完毕，采购单位应先将物料依规定入库储存，至于生鲜物料则直接转交请购单位予以冷冻或冷藏。 ２.采购单位将发票以及验收完毕的订购单送交会计单位制作传票，完成登帐手续。 八、付款 依合约规定付款日，由采购单位或出纳将支票或现金支付供应商，整个采购作业始告完成。 餐旅采购合约 采购合约的意义 采购合约是一种深具法律约束力之有效承诺，其合约成立之要件在于双方合约协议与结束，且签约之关系人须具有法定行使权力之能力才可，因此合约不单是一项约定，它必须具备下列五大要素，才能具备法律上之效力，分述如下： 须有双方同意的证明文件。 签约双方须具有合法的权力能力。 合法之标的物。 履约之适当报酬给付。 签约双方对特定事项均表同意。 二、采购合约的类别 采购合约由于采购性质、方式之不同，因此合约种类甚多，分述如下： 依时间来分 长期合约与短期合约。 定期合约与不定期合约。 预购合约。 ２、依地点来分： （１）国内采购合约。 （２）国外采购合约。 ３、依价格来分： （１）固定价格合约。 （２）成本补偿合约。 ４、依数量来分： （１）固定数量合约。 （２）无固定数量合约。 ５、依权责来分： （１）买卖合约。 （２）供应合约。 （３）承担合约。 （４）服务合约。 （５）转让与不转让合约。 ６、依书面来分： （１）书面合约。 （２）非书面合约，如口头、电话、传真、电子邮件、电报等等合约。 ７、其他： （１）订购单。 （２）购货确认书。 三、采购合约的重要性 采购合约实质上是指订购单、购货确认书、订购合约