档案管理学课堂讲义第一章档案实体管理概论..docVIP

档案实体管理概论 第一节 何谓档案实体管理 1、概念：处于实体状态的档案 区别于：虚拟状态的档案（观念性的信息） 实体载体：比如甲骨、金石、简牍、绵薄、纸张、胶片、笔墨、磁带、光盘等 2、内容：对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计。 （1）将各立档单位中有价值的文件按照一定制度集中保存起来； 我国学习苏联的经验，提出“立档单位”，并规定了立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。 在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如：一个机关、一个工厂、一个学校，所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构，如：业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。 （2）将档案进行分门别类的系统化； （3）对档案进行审查和鉴别，去粗取精，保存有价值的档案； （4）采取各种保护措施，保证档案完整与安全； （5）对档案状况进行数量观察和分析。 3、档案实体管理与内容信息开发利用的关系：手段和目的 4、原则（基本术语）： 来源原则： 起源于近代法国。按照档案的来源进行整理和分类，要求保 持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。 （2）同一来源：来自于具有法律效力的同一个独立机构和组织的全部档案集中保存。（职能变化，来源不同） 全宗原则： （1）全宗：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。如：凯里学院的全宗（涵义：凯里学院的所有档案） （2）全宗一词来源于法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊重全宗原则”，是来源原则形成的第一步。 （3）理论意义： （4）实践价值： 有机联系原则： 档案形成过程中的时间和空间联系构成一个有机整体，管理档案实体时不应随意拆散。 保管和利用方便原则： 便于保管，方便利用。档案管理者具体情况具体分析。 5、方法：历史的方法和逻辑的方法 （1）历史的方法（客观/自然方法）[主要方法] A．在实践领域，必须遵照事物客观存在的完整性和真实性来认识和管理档案实体。以保持其历史状态的本来面目，维护其忠实记录并再现历史的根本价值和本质特性。 B．由档案本质特性决定的。 因为：a.档案的本质是社会活动和社会生活的原始记录； b.档案的根本价值在于真实地记录并再现人类社会生活的历史。 C．应用： a.以历史主义思想来尊重和突出档案的本质特性。 b.两种管理方法的应用范围不是绝对的、无条件的。 （2）逻辑的方法：对档案实体进行概念和抽象的管理。较多适用于对档案内容信息的开发利用领域。 第二章 档案价值的鉴定 第一节 档案价值鉴定工作的内容和意义 1、档案价值鉴定工作： （1）定义：判定档案价值、决定档案存毁的工作。 （2）目的：正确地确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分地发挥档案作用。 （3）鉴定次序：先筛选保存后确定销毁。 （4）基本内容：三个方面P34 （5）意义[作用]：四点P34-35 第二节 档案价值与档案鉴定标准 1、档案价值 （1）概念：档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出来的有用性及有用程度。 （2）内涵： A．实为档案的使用价值： 对人们所具有的实用性或者有益性及有用程度。 B．取决于档案客体的属性和主体的需要 主体：人（个体、团体、人类、社会） 客体：客观存在的档案实物 档案（客观物）是价值的物质载体（比如：书是其内容的价值载体），只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，被人所需要而与人构成了价值关系。 （3）特点： A．多维性：在多种领域发挥作用。 B．潜在性：当被利用来满足社会需求时，转为现实价值。 C．相对性：价值大小受环境影响发生升降。 2、鉴定档案价值的标准 是否存在价值，不是鉴定者主观的认识和评价，必须以客观存在的鉴定标准来认识和评价档案价值，保证结论的客观性、可靠性和准确性。 （1）属性标准： 根据文件来源、内容、时间与时效、形式特征为标准。 各个方面互相联系，不可分割。 A．来源标准： a.来源于档案形成者，即文件责任者（作者）和立档单位 b.原则： ⅰ站在本机关角度 ⅱ立档单位在社会上的地位和作用 ⅲ制发机构和撰写者的级别 B．内容标准： 分析文件的内容，是最重要、最本质、最关键因素。 a.内容重要性：说明什么问题，反映什么事实 b.内容独特性：独一无二，具有开创意义的文件 c