节档案管理实信息化.doc

档案管理信息化 第一、档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。 档案信息数字化的内容有两个不同层次： 一是档案目录信息的数字化， 二是档案全文信息的数字化。目前我国面临的主要困难是：技术还不成熟且不经济；数字化的对象问题；合作问题。 第二、档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的 重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。 第三、 数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：A现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础； B数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求； C数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。 目前档案信息化面临的主要问题是： 1、规划和设计滞后 主要原因是，档案信息的生成和管理是按时间和空间分割的，受权限、资金、 规范的制约，全国统一制定规划很难，以地方为主做起，较为可行。另外的原因还有，与档案信息化连接的前期对象处于变化之中，使档案信息化本身也不得不跟着变化。如产生电子文件和电子档案的部门的信息化建设正在进行，本身处在变化中，造成档案信息化管理系统的不确定性。或者由于档案部门的参与指导不到位，使电子文件和电子档案的采集与归档方法带有缺陷，难以保证电子文件的真实和完整。中国的电子政务信息化的变化与体制改革相关联。目前多数行政职能部门正处于从管理向服务的转变之中。由此造成信息系统运转中较强调权利的分割、流程控制和手续的严密，办理一件事的过程中，多数部门处于等待状态， 效率较低。各个职能部门只掌握自己的数据，部门之间存在较严重的数据共享壁垒。由于体制限制，不少单位为解决此问题多次下文，企图实现信息共享，但很难奏效。如北京某科技园区管理中遇到工商、税务、公安部、财政等多个职能部门的信息壁垒问题，使对用户办事期限的时间 承诺难以兑现。 2、档案信息化的服务观念和方式滞后 档案信息化的服务对象扩展迅速，其从内部扩展到外部，从领导层扩展到基层，从法人 扩展到自然人。东南沿海地区的电子政务网已经扩展普及到乡镇（有90% 以上联网）甚至村级。北京的某些区县的电子政务系统也正在向乡镇发展，有的区县已有90%的乡镇和20%的村联网。但在保密和安全对策、控制与开放、支持决策和面向社会、社会效益和经济效益获取等方面存在诸多障碍。 3、相关法规体系不完善 中国的档案法规已有一定基础，但是还不够完善。总的原则是面向计算机和网络的技术的标准直接采用国际标准或国家标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，档案属性 较为明显的信息技术要求制定行业标准， 总之要尽量减少档案自定标准的数量，可以加快标准体系的形成和提高标准化程度。利于与国家信息系统兼容，防止形成档案信息孤岛。 以下相关标准和问题应给予特别关注。如，电子文件的法律地位问题正在解决过程之中，已颁布的规定和标准体现了对电子文件生命周期的超前管理和全程监控的原则，对电子文件的真实性和完整性保证提供了规范化的方法。电子文件和电子档案加工和存储质量标准还未出台，造成的相关问题还有很多。如经实际检测，目前光盘的数据存储质量规范多为企业标准而且针对的是声像信息。其缺陷率规定的较高（ 220块/秒，每块256字节），对存储以文字信息为主的档案信息存储质量要求，显得过于宽松，会使被认为合格的光盘中的文字错误率超过 允许范围。因此急需制定符合档案信息化要求的相关标准。 4、重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在 档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少。在中等规模的档案信息化系统建设中，正确的资金投入大致比例应当是硬设备占40%，软件20%，标准规范制 定和应用模式调整占10%，信息资源建设占30%。经实际调查多数单位未能达到上述指标，致使不少单位设备几次更新，但信息化的应用成果一直未见到的原因。档案部门一定要转变观念，