时间管理培新.ppt

时间失控的原因 缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制 掌握时间管理要诀 找出问题的根源 改善管理习惯 开发时间领域 掌握时间管理要诀—找出问题的根源 找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容 掌握时间管理要诀—改善管理习惯 计划 组织与授权 控制进度 自我约束 改善管理习惯—计划 定立目标 确定优先处理顺序 下面哪些做法是对您的描述： 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否 处理优先次序 处理优先次序(续） 练 习—日工作计划 改善管理习惯-组织及授权 充分准备 促进合作 责权清晰 适当人选 改善管理习惯—控制进度 定出完成时间 安排跟进 改善管理习惯—自我约束 处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议 有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间 有效地接听电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话 结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢 如何应付不速之客? 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰” 如何改善拖延的习惯? 工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零 处理文件 紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉／存档已处理文件 如何有效进行会议? 没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动 掌握时间管理要诀--开发时间领域 开发时间领域 提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间 根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期 时间管理一些值得注意的要点 遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinsons Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则 时间管理理论的发展 第一代：利用便条和备忘录 第二代：强调日历与日程表 第三代：讲求优先顺序 第四代：以原则为重心，着眼个人计划，兼顾重要性和紧急性，强调效果和效率齐头并进 注重结果， 而不是注重忙忙碌碌。 （Concentrate on results, not on being busy） 行动计划 马上行动！ 一旦列出了自己长期和短期的目标，就需要按重要程度来排列它们。每个目标的实现都包括一系列任务的成功完成。 分析你的工作，对于你目前的工作状况应尽可能地坦率。你有多少时间被用在不适当的时候做不适当的事情上，而没有去完成你当天为自己订下的目标？分析哪些项目是日常性的，哪些是关系到持续性或长期性项目的，哪些是非常紧急与重要或按计划应立即完的，不管你做什么工作，细致地计划与组织每一天，将会使你的工作效率大为改观。向并成功地向目标前进。 理解紧急和重要之间的区别有重要的意义。 紧急的事是指迫切需要予以关注的事，或许事情本身并不重要，如安排停泊车辆。重要的事是指与你的目标密切相关的需要仔细考虑的事，通常要多花时间来进行斟酌研究，如下一季度的业务计划。 紧急的事由于时间上的限制，往往貌似重要。它们要求迅速作出反应但不会占用许多时间。 充分了解自己，增加个人能力，提高工作效率达到时间的更高效利用，从而创造更多的时间做好更多的事情。 每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体力和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的个体节律，就可以根据它来安排工作，否则它会妨碍你的工作。 你的水平发挥取决于你的精力是否充沛，为了高效地安排工作负荷你需要了解自己身心每天所遵循的节律。 每天安排一些放松时间是很重要的，因为你的注意力水平和工作效率会随着你的疲倦而下降。根据个人的工作方式，将休息时间安排在精力不济之时，记住普通人只能不间断地高度集中注意力工作一小时。 遁焙逞珠