2014档案管理规程试行.docVIP

1目的 建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。 2 范围 该规程适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 3责任 公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门档案的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。 4档案管理程序 4.1 档案分类原则 行政管理类 人事档案 劳动合同 员工档案 人事文件 行政文件 上报材料 红头文件 会议纪要 经营管理类 研发合同 临床试验合同 技术转让合同 设备合同 生产车间所使用的器械 采购合同 原辅料采购 包材采购 其他采购 基建合同 监理合同 施工合同 销售合同 待公司有销售业务发生时再定 其他合同 生产技术管理类 文件 基本建设项目类 建设图纸 设备管理类 设备仪器文件档案 研发技术类 产品进程 批件 会计档案类 账册 原始凭证 财务报表 专门类档案 照片档案 电子档案 实物档案 4.2具体管理 4.2.1立卷归档 4.2.1.1流程 4.2.1.2要求 A各部门向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单） B各部门向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。 C文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 D各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则按规定的归档范围进行。 4.2.2整理上架 4.2.2.1流程 4.2.2.2 要求 A 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后 B 编码原则： 一、行政管理、经营管理、生产技术管理三类档案以件为单位保管，加盖归档章。归档章设置年度、保管期限、件号等必备项，设置问题（机构）选择项。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978年。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 件号：文件的排列顺序号。 件号指室编件号，在归档文件整理时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 问题（机构）：分类方案一级类目的类目名称。 归档章样式参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。 二、档号由档案类别号、项目代号、案卷流水号、案卷总流水号构成，也叫做总登记号。 ×.××-××××-××× 案卷流水号 项目代号 二级类目号 一级类目号 三、案卷号由一类目号、二类目号、年度号、盒号构成。 ×.××-××××-××× 盒号 年度代号 二级类目号 一级类目号 档案编号分类表详见附件5 C 不同保存价值的文件应分开组卷。 D 凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。 E 文件材料装订前应剔除金属物。 F 图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。 4.2.3供利用： 4.2.3.1加强基础工作： 4.2.3.2编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具； 4.2.3.3安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； 4.2.3.4开辟阅览方式，向档案用户提供档案信息； 4.2.4开展查借服务： 4.2.4.1借阅 A公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面