恭喜你当上主管【领导艺术】.pptVIP

建立有效的时间管理 时间有「三八原理」，一个人能够成功，关键不在于前二个八小时，而是谁能把握第三个八小时！ 最忙的人不一定最有成就，最有成就的人也不一定最忙。人生只有追求成就感，让自己觉得有用的过程，才是维持生命力最重要的来源。 一般人会面临时间困境的原因：目标不清楚、事必躬亲、追求完美、消极懒散、不懂得授权和拒绝、缺乏计划，导致时间永远不够用。 每个人在时间上都有二个范围，内圈的是影响范围，外圈的是关心范围，成功的时间管理应该，扩大影响范围，缩小关心范围，不要浪费时间在不重要的事。 时间管理分配的目的，在于分清工作的重要性和急迫性，排列出工作的优先顺序，清楚每天的工作目标和重点。 第一优先要做的是非常重要也非常紧急的事情，其次应该是非常重要但不紧急的事情，再其次是不重要但非常紧急的事情，最后才是不重要也不紧急的事情。 时间管理的运用策略 左脑思考的人，重逻辑、靠流程、条理分明、目标明确；右脑思考的人，靠直觉、创意强、弹性大、适应佳。最好是左右脑并行管理时间。 有效运用时间的六个基本策略：(1)设定工作目标、(2)安排优先顺序(3)规画工作进度、(4)使用适当记事、(5)授权与人合作、(6)增加工作乐趣。 运用「To Do单」做时间管理，列下每天要做的事情，包括项目优先顺序、工作内容、预计完成时间。每完成一个就删除划掉。 时间管理的陷阱 用别人的方式/ 没考虑到工作性质和个性可能和对方不同。 自己做一定好/ 总是认为别人无法把工作做好，而让自己精疲力竭。 不好意思拒绝/ 想建立同事间良好互动，导致自己熬夜加班。 建立优质的会议管理 会议功能包括：观念政策的布达宣导、观念沟通、意见整合、解决问题和培育训练等。 会议前的准备 会议前的六项准备：(1)确认会议需求、(2)设定议程纲领、(3)选择参与人员、(4)时空确认通知、(5)准备相关资料、(6)设想可能冲突。 会议中的主持 会议中主席的六项要诀：(1)推派会议记录、(2)掌控发言内容、(3)谨守主题范围、(4)调解意见冲突、(5)掌控会议时间、(6)做出决议或结论。 会议后的追踪 会议后的三项追踪：(1)追踪会议纪录、(2)汇整决议事项、(3)跟催行动项目。 六、充实执行力 规划企画专案 进行企画案，最简单的方式是朝5W2H思考，并先制作一张目标与计划表，再进行细部化的思考和规划。 企画案基本结构：(1)前言、(2)目的、(3)现况分析、(4)目标对象、(5)实施期间、(6)实施地点、(7)定位确立、(8)策略运用、(9)方案内容、(10)执行细则、(11)预算效益、(12)总结。 最简单的分析方式可采取SWOT分析法：S是优势点；W是劣势点；O是机会点；T是威胁点。 在书面呈现时，要特别注意编排方式，标题、字体和重点要清楚。 简报成功技巧 成功的简报技巧，也是你成为优秀主管必备的能力之一。 事前做好准备 1.简报前五项准备工作：(1)清楚场地时间、(2)了解你的听众、(3)确认报告目的、(4)制作简报档案、(5)检核各项演练。 2.简报结构规划：(1)提案的主要观念和卖点，目的和行动；(2)支持的资料，包括数据事实、调查结果、图案表格、实做范例、模拟信息。 3.简报论点说明：(1)图案表格、(2)范例案例、(3)模拟推论、(4)统计数字、(5)专家意见、(6)现场示范。 4.简报编排重点：(1)文字和图案要简洁、(2)色彩和字体要搭配、(3)字数和行数的选择、(4)版面和切换的出现、(5)音乐和整体的检核。 简报当下要诀 1.简报当下的要诀包括：(1)克服恐惧感、(2)选择开场白、(3)肢体和语调、(4)掌握关键话、(5)轻松答客问。 2.具有凝聚力的开场白：(1)直问法、(2)引述名言、(3)震撼的统计数字、(4)引述新闻、(5)标语短句、(6)引述文献、(7)旁敲侧击法、(8)利用历史故事、(9)个人的际遇、(10)感谢词。 3.具有冲击力的结尾：(1)行动利益方式、(2)鼓动前进方式、(3)呼应主题方式、(4)证据显示方式。 呈报公文签呈 公文含括：「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六种用法。 签呈撰写步骤 「签」是幕僚处理公务表达意见以供上级了解案情，并做抉择的依据；「稿」是公文的草案，可依各公司规定程序审定后，发出适用的公文。 「签」办结构为：(1)主旨、(2)说明、(3)拟办。 撰写公文要特别注意，陈述要正确清晰、用词要简明扼要，并要保持公文的整洁完备和一致性。 撰写商业书信 书信撰写要诀 1.先清楚收件人，也就是了解读者是谁，针对读者的性别、年龄、教育程度、文化背景、层级、关系，来决定写信的方式和风格。 2.正式书信结构：(1)称呼 用名或姓加头衔或称呼；(2)敬辞 长辈用钧鉴、