调查报告摘民政事务总署在协助成立业主立案法团方面所担当的角色.doc

調查報告摘要 民政事務總署在協助成立業主立案法團方面所擔當的角色 背景資料 本署接到多宗投訴，指民政事務總署（「民政署」）沒有充分協助大廈業主成立業主立案法團（「法團」），以管理他們的樓宇。二零零一年四月，政府公布關於樓宇安全及適時維修（包括負責任的樓宇管理）的綜合執行策略，並向民政署增撥經常資源每年4,390萬元，推行這方面的工作。同時，公眾對民政署在協助成立法團方面所擔當的角色，亦表示十分關注。在這種情況下，申訴專員決定根據《申訴專員條例》（第397章）第7(1)(a)(ii)條進行直接調查。 調查工作 2. 這項直接調查的目的，是審研民政署在協助大廈業主成立法團時所採取的方法和機制、有關的部門指引和程序，以及民政署人員在協助成立法團方面所擔當的角色，並且確定這個機制是否適切有效，以及評估是否需要加以改善。 政府政策 3. 管理和維修私人樓宇是業主的責任。政府的角色是協助和支持負責任的業主，並對違例者採取行動。政府在私人樓宇管理方面的既定政策，是鼓勵業主成立法團，以及向業主提供意見和協助，以便他們履行責任。 法律依據 4. 《建築物管理條例》（第344章）訂明私人樓宇的業主可以成立法團，以及私人樓宇的管理事宜。條例第3、3A和第4條訂明業主可以委任管理委員會。第5條列明為成立法團而召開業主大會所須發出的會議通知和在會議上投票的規定。第7和第8條訂明成立法團必須註冊。附表2載述管理委員會組織及工作程序，而附表3則說明法團會議及其程序。在闡釋這條條例的多項條文時，須參照大廈公契的規定。公契是發展商與業主之間的私人合約，訂明各自的權利和責任。 協助大業主的方法和機制 組織架構及員工調配 5. 二零零一年六月，民政署在總部成立大廈管理科，負責大廈管理工作和服務的整體策劃和統籌，以及為各地區的員工提供支援。為了加強在這方面的支援，由二零零二年三月和十一月開始，該署分別調派在維修和法律方面的專業人員，為前線員工提供專業意見、擬備工作手冊，以及安排培訓。 6. 在區域層面來說，民政署分別在九龍、香港島、新界西和新界東設立了四個大廈管理資源中心（「資源中心」），為市民提供關於大廈管理的資訊和意見，並且解答查詢、舉辦培訓課程、工作坊和展覽。資源中心更可以應業主和管理委員會╱法團的要求，與七個專業團體預約時間，由他們免費提供專業意見。 7. 在地區層面來說，民政署在18區的民政事務處（「民政處」）設立地區大廈管理聯絡小組，負責前線的大廈管理工作，包括成立法團。這些小組的成員包括全職和受過適當訓練的聯絡和房屋管理職系人員。他們會協助業主成立法團、為法團和業主提供外展支援服務、列席法團╱管理委員會的會議、處理投訴和調解糾紛。各地區均有臨時社區幹事協助提供服務，他們的人數視乎地區的需要和工作量而定。 提供服務 8. 民政署會提供資訊、解答查詢、提供意見和協助、處理投訴、調解糾紛，以及舉辦宣傳活動和訓練課程，藉以協助業主成立法團。 支援及監察 9. 在支援前線人員方面，民政署印製了參考手冊，並為較難處理的個案提供意見，以及向他們提供所需的知識和技巧。該署會公布適當的指引和程序、定期舉行員工會議、訂立工作表現指標和定期檢討服務，以監察和維持該署人員的服務水平。 觀察所得及意見 《2000年建築物管理（修訂）條例》 10. 《2000年建築物管理（修訂）條例》已在二零零零年八月一日生效，標誌政府加強大廈管理的決心。修訂條例的其中一個目的，是把《建築物管理條例》第3、3A和第4條訂明私人樓宇成立法團所需的不可分割業權份數的百分比，分別由50%、30%和20%降低至30%、20%和10%，以方便業主成立法團。把二零零零年八月前24個月和後24個月這兩段期間的法團註冊數目加以統計和比較（附錄），顯示根據條例第3條成立的法團只增加7個（1%），而根據第3A條成立的法團則減少1個（20%）。在這48個月內，沒有法團根據條例第4條成立。 提供服務方面 資訊 11. 民政署印製的資料冊和視像光碟，為成立法團的有關法例條文和該署的相關服務提供有用的參考資料，但在實際工作指引方面卻不足夠。該署沒有為成立法團提供足夠詳盡的程序、核對表、表格或文件，以供市民參閱。我們必須明白，法團成員大部分或甚至全部都是志願性質的。在該署關於大廈管理的網頁.hk內檢索資料很花時間，有時也很困難，因為網頁沒有主題編排，也沒有網頁指南作為參考。 意見 12. 資源中心的開放時間是周日上午十時至下午六時三十分，以及星期六上午十時至下午二時。每星期有兩天的開放時間延長至晚上十時，逢星期六下午、星期日及公眾假期休息。資源中心的開放時間未能充分體現以客為本的精神，因為大多數業主在