使用Excel2010制作电子表格.ppt

五、预览和打印文件 单击功能区的“文件”选项卡标签，在打开的“文件”选项卡中单击“打印”项，可以在其右侧的窗格中查看打印前的实际打印效果，从中可看到设置的页眉和页脚，以及在每页打印标题等。 单击右侧窗格左下角的“上一页”按钮 和“下一页”按钮 ，可查看前一页或下一页的预览效果。在这两个按钮之间的编辑框中输入页码数字，然后按【Enter】键，可快速查看该页的预览效果。 若对预览效果满意，在“份数”编辑框中输入打印份数，在“页数……至……”编辑框中打印的页面范围，然后单击“打印”按钮，即可按设置打印工作表。 谢谢大家 任务六 使用图表和数据透视表 Excel可以根据表格中的数据生成各种形式的图表，从而直观、形象地表示和反映数据的意义和变化，使数据易于阅读、评价、比较和分析。此外，还可使用数据透视表来帮助用户从不同的角度观察和分析数据。 本任务内容提要 一、创建、编辑和美化图表 二、创建数据透视表 一、创建、编辑和美化图表 利用Excel图表可以直观地反映工作表中的数据，方便用户进行数据的比较和预测。 要创建和编辑图表，首先需要认识图表的组成元素（称为图表项），下面以柱形图为例，它主要由图表区、标题、绘图区、坐标轴、图例、数据系列等组成。 Excel 2010支持创建各种类型的图表，如柱形图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等，使我们可以用多种方式表示工作表中的数据，例如，可以用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据的变化趋势；用饼图表现数据间的比例分配关系。 要创建图表，首先选中要创建图表的数据区域，然后选择一种图表类型即可。 按销售员汇总销售额创建的柱形图表 编辑图表：创建图表后，其将自动被选中，此时在Excel 2010的功能区将出现“图表工具”选项卡，其包括3个子选项卡：设计、布局和格式。用户可以利用这三个子选项卡对创建的图表进行编辑和美化。“图表工具 布局”选项卡主要用来添加或取消图表的组成元素。 单击图表将其激活 为图表添加标题 为图表添加主要横坐标标题 为图表添加主要纵坐标标题 关闭图例显示 显示数据标签 对图表进行编辑后的效果 美化图表：利用“图表工具 格式”选项卡可分别对图表的图表区、绘图区、标题、坐标轴、图例项、数据系列等组成元素进行格式设置，如使用系统提供的形状样式快速设置，或单独设置填充颜色、边框颜色和字体等，从而美化图表。 设置绘图区的形状样式 设置图表区的形状填充 美化图表后的效果 如果要快速美化图表，可在“图表工具 设计”选项卡的“图表样式”组中选择一种系统内置的图表样式。利用该选项卡还可以移动图表（可将图表单独放在一个工作表中），转换图表类型，更改图表的数据源等。 数据透视表能够将数据筛选、排序和分类汇总等操作依次完成（不需要使用公式和函数），并生成汇总表格，是Excel强大数据处理能力的具体体现。 为确保数据可用于数据透视表，在创建数据源时需要做到如下几个方面： 删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。 确保第一行包含列标签。 确保各列只包含一种类型的数据，而不能是文本与数字的混合。 创建数据透视表的操作很简单，用户要重点掌握的是如何利用它筛选和分类汇总数据，以对数据进行立体化的分析。 二、创建数据透视表 同创建普通图表一样，要创建数据透视表，首先要有数据源，这种数据可以是现有的工作表数据或外部数据，然后在工作簿中指定放置数据透视表的位置，最后设置字段布局。 任意单元格 确认该要创建数据透视表的数据区域 将一个空的数据透视表添加到指定位置，此时“数据透视表工具”选项卡自动显示，且窗口右侧显示“数据透视表字段列表”窗格，以便用户添加字段、创建布局和自定义数据透视表 默认情况下，“数据透视表字段列表”窗格显示两部分：上方的字段列表区是源数据表中包含的字段（列标签），将其拖入下方字段布局区域中的“列标签”、“行标签”和“数值”等列表框中，即可在报表区域（工作表编辑区）显示相应的字段和汇总结果。“数据透视表字段列表”窗格下方各选项的含义如下： 数值：用于显示汇总数值数据。 行标签：用于将字段显示为报表侧面的行。 列标签：用于将字段显示为报表顶部的列。 报表筛选：用于基于报表筛选中的选定项来筛选整个报表。 布局字段：将相应字段拖到所需位置 筛选需要汇总的数据 创建了数据透视表后，单击透视表区域任一单元格，将显示“数据透视表字段列表”窗格，用户可在其中更改字段。其中，在字段布局区单击添加的字段，从弹出的列表中选择“删除字段”项可删除字段；对于添加到“数值”列表中的字段，还可选择“值字段设置”选项，在打开的对话框中重新设置字段的汇总方式，如将“求和”改为“平均值”。 创建数据透视表后，还可利用“数据透视表工具 选项”选项卡更改数