会议场地预订个注意事项.docxVIP

大型专业会务必须做好的七项准备— —酒店哥哥HotelGG会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。针对于会务方面，我们的服务主要总结为：酒店考察、会务组专人服务、来宾数据统计、接送机（站）、酒店住宿安排、用餐服务、交通服务、医疗应急处理。一、会务组提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。建立酒店与会议团队的沟通桥梁。24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。开通网线便于与外界联络。安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。二、数据统计确定标准服务用语，提供优质服务。根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。根据临行更改信息，及时调整相关数据。准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。三、交通服务按照数据统计时间，准确接送来宾。根据来宾数量，合理安排车辆。车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。安排值班车辆，处理应急事件。大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。四、住宿安排重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。五、会议安排根据具体会议流程安排好会议的时间地点。提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。六、餐饮安排根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。七、医疗保障配备医疗人员，解决突发事件。提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。会场选择时需要特别关注的细节— —酒店哥哥HotelGG我们每次安排会议选择会场时，不应只考虑会场租金问题。在考虑会议参加人员组成、到会场的距离以及到会人数的同时，我们还要向你可能使用的会场咨询下列几项事宜：会场是否合适该会场是否符合公司的企业形象？该会场能否帮助此次会议营造恰当的气氛？该会场对会议受众有没有感染力？会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象？会场地点与会人员能否轻松方便地到达会场？会场附近有没有必要的公路、铁路、航空交通路线？会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行？会场所在地是否安静？如果需要的话，附近是否有住宿场所？安全状况如何，等等。会场使用时间是否合适？会场在会议期间是否可用？诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用？需要变更会议日期时，会场能否同意？会场大小会场座席数目是否合适？会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境？各会议室布局是否合理？能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员？会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动？会场设备如果需要的话，会议室类型是否齐全？会场内是否有礼堂？是否有供举办分会使用的小型会议室？会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等？会场能否提供无线网络接口？能否提供复印和传真服务？需要的话，能否提供笔记本电脑或台式机？能否提供小吃、茶、咖啡、正餐？素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足？会场能否提供足够的停车位？会议室通风是否良好?有没有安装空调?身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足？会场能否提供餐馆或酒吧，供与会人员会后交流和娱乐之用?有无运动或者休闲设施？比如，游泳池或者健身房。如果需要的话，会场是否也能提供住宿设施？会场使用费用会场中心的要价是否在会议预算范围之内？会议中心采取什么收费方式？比如，以每人每天二十四小时计价，或者以使用的房间数目为标准？价格是否打折？是否有降价空间？该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用，与其他会场的报价或其他选择相比是否更便宜？（例如，开会、用餐在一个地方，住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢？）有没有任何隐形费用？要求何时付款？是否需要预交部分费用？如果需要，预交多少？提前多长时间？该会议中心如何对待取消会议的情况？如取消，会得到全额退款，还是部分退款？上述许多问题都可以在会议中心的网站上得到答案，也可以向中心索要报价单。如果你是首次使用该会议中心，你可以向其他曾经使用过该会场举办会议的公司询问 他们使用时的相关情况。如果会议十分重要，你就有必要亲自去会议中心考察一下，以得到关于会场布局等一手的情况，更重要的是要了解会议场所管理层和工作人 员的态度。如果你想使会议取得圆满成功，或者让你选择的会场给与会者带来更好的而不是更坏的经历，一定要仔细选择。会议中心评价的特殊考虑因素除了“会议中心选择注意事项”以外，你还要清楚地知道会议的性质，有时它也会对会场选择有特殊要求。例如，如果你想向重要客户展示一件新产品并给他