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專案管理的核心概念 林炳文* 摘 要 專案管理 (Project Management) 是一種目標明確的現代管理方法。由美國專案管理學會所頒發的國際專案管理師證照 (Project Management Professionals, PMP?) 在2006年進入CertC’s 10 Hottest Certifications for 2006 IT證照評比第四名。本文擬對有關專案管理新字彙與專有名詞、六大管理功能、五大專案管理流程、及九大專案管理知識領域等核心概念作一完整的介紹。 關鍵字：專案、專案管理、綜合行動管理、五大流程、九大知識領域 一、前 言 專案 (projects) 在人類歷史中佔有重要的一頁。有些專案來自神話，有些是戰爭時的產物，有些來自信仰，而有些則是科學與商業用途。有些專案更成為歷史上不朽的事蹟，諸如古埃及的金字塔、人頭獅身雕像、自由女神、亞歷山大港口的燈塔、中國的萬里長城；今日我們太空人成功登陸月球並安全返航、就特殊的疾病開發研究新的藥品、因應地球暖化，聯合國跨政府氣候變化委員會制定一些政策文件與措施、經由網際網路迅速而有效地連結個人與組織等。 有些專案雄心勃勃，對於社會、經濟、及政治具有深遠地影響；當然有些專案欠缺宏偉與完備的內容。有些專案需借助於科學進步，有些專案則只是展開科技實務的印證；有些專案在挑戰信仰，有些專案則在維持傳統的價值。值得一提的，並非每一項專案多是成功落幕的。 不管時間、地點、或文化為何，一項專案的主要特徵就是其目標必須迎合時間、成本、及範圍等三個期望(或限制)。每一項專案皆代表著一種努力、投資、及結束。當某一項專案目標達成時，或者當某一項專案投入的時間、成本與預期價值不相稱時，該項專案就宣告結束。因此，一個成功的專案經理必須聚焦在專案的時間、成本、及範圍，而且需要富有效率、省時、及正確溝通。為了扮演好專案經理的腳色，他們必須熟稔專案管理新字彙與專有名詞。尤其是六大管理功能、五大專案管理流程、九大專案管理知識領域，都是專案經理必須深入涉獵的東西。 專案的特質 綜上所述，專案具有以下的特質： 專案是唯一的，多頭馬車將一事無成。 專案本質上是臨時性的努力，它有一個確切的起始點和結束點。 當專案目標達成時或者該專案已註定失敗命運時，專案就須結案。 如果一項專案在計畫期間文件符合形式要件且能夠迎合或超越專案利害關係人(stakeholders)期望的話，該專案算是成功的專案。 二、專案管理的語彙 有效的專案管理需要有一致的語彙。許多專案管理書籍對於相關專有名詞皆有正確且嚴謹的定義。本文採用專案管理知識體系指南(A Guide to the Project Management Body of Knowledge,簡稱為 PMBOK? Guide)第三版的界說。註1所謂的專案是指為了創造某一項產品、服務、或成果所做的臨時性努力。更明白地說，在時間與成本的限制下，為了迎合預定的技術和績效目標所專門設計獨一無二的努力，謂之專案。 藉著圖1的專案三角形可簡單地描繪什麼是專案。假若組織投資下去了，那專案的淨成果將是可看得見的。「有燒香有保佑」。如果某一項專案能夠在時間、成本、及資產與資源使用預定目標之內完成，那專案的淨成果將產生有利的結果。若明知目標不可能達成時，則專案應立即宣告終止。 某一項專案一旦啟動，組織當然期望該專案終了時能夠交付有利的成果來。一般說來，這些有利的成果不外有：第一、專案執行的依據在於確保組織的存續。此時，這項專案屬強制性而非權宜性的計畫，它除了必須恪遵政府或產業標準外，還需時時維持企業靈巧的運作。例如修復屋頂的裂縫、修復基本的製造工具。第二、專案執行後可增進組織的獲利性。此類專案可提供有效的成本控制、利潤管理、商業流程、及系統升級，並經由產品與服務的改善，提升顧客滿意度。例如產品問世或廣告活動、商品展示、包裝改變、辦公室喬遷、及組織重整。第三、有些專案試圖在追求組織的長期增長。這類策略性的專案旨在擴增工場生產規模、開發新的技術、引進新的產品與服務。 值得注意的是，每一項專案都應該與該企業目標、策略相連結才對。每一項專案都有其時間的限制，也就是說，每一項專案都有一個最後完成的期限。另外每一項專案支出的最高限額謂之專案預算。每一項專案預算都會有一套核實的計算公式，預算多寡端視達成專案目標所需花掉的勞動成本、設備、物料、出差旅行、及雜項支出預期的比率與時間而定。 所謂的專案管理(project management)是把各種知識、技能、手段、及技術應用於專案活動之中，以達到專案的要求。為了配合技術與績效要求，有限資源的取得與使用謂之專案使命。至於專案計畫(project program)指的是進行中