学院教学文件档案管理规定.docVIP

新疆师范大学物理与电子工程学院教学档案管理规定 教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，为建立、健全教学与教学管理文件材料的归档制度，做到每一项重要的教学、教学管理工作，都有完整、准确、系统的材料归档保存，以反映教学、教学管理工作的真实历史面貌，特制订本规定。 一、教学档案工作的基本原则 第一条：凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。 第二条：教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全。 第三条：教学档案是教学管理的重要组成部分，下达教学任务时应同步提出教学文件材料归档的要求。 第四条：努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，逐步建立教学档案数据库。 第五条：学院把教学档案工作列入学院教育发展计划，在经费、设备和人员配备等方面给予保证。 二、教学档案归档范围的确定 第六条：确定的原则 1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须具有参考价值和凭证作用。 2、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 第七条：归档的主要内容和重点 1、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见教学档案归档范围及保管期限表。 2、归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 三、教学文件材料的部门立卷与归档流程 第八条：形成与积累 1、每年部署新学年工作时，同时向系、部门、办公室布置形成积累教学文件的任务。 2、学院教学档案工作由办公室具体落实，负责教学档案材料的发放、收集、整理。 3、学院设立兼职档案管理员，按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。 4、学院教学主管领导应随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。 5、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 6、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(研究生论文、专著、优秀教材等)除原稿外，加副本。 第九条：整理组卷 1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，各系、部门负责将积累的文件材料整理后向学院办公室移交。 2、根据教学文件的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。 3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。 4、卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。 5、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。 6、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题目、责任者、时间。 7、各种材料大小均为Ａ４规格，图件均按此规格折叠成手风琴式，图名、图签折在外面。 8、文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。 9、按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。 10、填写卷内目录及备考表。 11、凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的，如专著、论文已归入出版类、科研成果已归入科研档案类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。 12、填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确、规范。 第十条：归档验收 1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 ２、移交档案时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。 ３、教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料当年寒假前一次性归档 附：教学类档案归档范围和保管期限教学类档案归档范围和保管期限 序号 类目名称 保管期限 JX11 综合 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久 3 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记