2014集团地产系统档案分类及编号方法说明.docVIP

集团地产系统档案分类及编号方法说明 为加强集团地产档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案系统数据的录入和维护，更好地为公司各项工作提供快捷的利用服务，根据《集团档案管理制度》的规定，结合集团实际工作职能，特制定本方案。 一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码标识。 二、档案分类原则是以集团及地区公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。 本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案系统录入。 根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。 三、档案分类类目设置 （一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级类目代码。 1、文书档案（代码：A） 2、项目档案（代码：B） 3、资产档案（代码：C） 4、会计档案（代码：D） 5、声像档案（代码：E） 6、实物档案（代号：F） 7、人事档案（代码：G） （二）二级类目的设置方法如下： 1、文书档案类的二级类目，按行政文书、监察管理、营销策划、合同、法律诉讼等类设置； 2、项目档案类的二级类目，按项目综合类和项目名称设置； 3、声像档案类的二级类目，按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体特征设置； 4、实物档案类的二级类目，按奖杯、奖牌、锦旗等实物类型设置。 （三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。 四、分类说明 （一）文书档案(A) 1、行政文书(A1) （1）行政证照(A1.1)：包含是有关公司成立、变更、资质证明类的证照及公司章程、董事会和股东会决议等资料。该类证照档案区别于项目工程用地和报建中的证照。行政证照变更、年检时需换证时需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。新变更、年检换证后的证照接下去编号。 （2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。部门撤销时，原有部门名称及编号继续保留。 部门排列顺序表 部门排序 集团总部 地区公司 A1.2.1 总裁办 行政人事部 A1.2.2 人力资源中心 综合计划部 A1.2.3 集团监察室 合同管理部 A1.2.4 管理中心 开发部 A1.2.5 合同管理中心 总工室 A1.2.6 招投标中心 招投标部 A1.2.7 营销中心 预决算部 A1.2.8 品牌中心 采购部 A1.2.9 预决算审计部 工程技术部 A1.2.10 法律事务中心 工程部 A1.2.11 开发中心 营销部 A1.2.12 投资中心 品牌部 A1.2.13 财务中心 财务部 A1.2.14 产品质量监察中心 监察室 A1.2.15 开发建设监察中心 产品质量监察部 A1.2.16 设计成本质量控制中心 …… （3）公函类(A1.3)：指的是集团和地区公司与政府相关部门或者相关合作单位的往来函件，包含集团和地区公司之间的往来函件。该类函件包含的内容是不涉及建设工程项目方面的文件。有关建设用地、报建类函件归入项目用地报建类资料中。 地区公司有归档保存的集团发文，按公函类处理。 （4）其他管理文件(A1.4)：该类基本涵盖不隶属前三项分类的内容，包括各种事项请示、相关工作报告，行政采购类资料及各种需归档的各类原始报表等。 2、监察管理(A2) （1）报告类(A2.1)：该类包含的是集团监察室上报集团有关监察调查报告、请示及批示等文件。 （2）专案类(A2.2)：该分类中的专案是指集团监察室在调查处理员工舞弊等方面形成的案卷，区别于法律诉讼类（A5）案件。以单个专案立卷，按结案时间或移交归档顺序编专案的流水号。 3、营销品牌（A3） （1）品牌宣传（A3.1）；参照分类表中的分类类目组卷归档。 （2）销售档案（A3.2）：以每次同时销售楼盘为一个组团，包括销售广告、楼书、户型手册、宣传单张及相关销售物料。 4、合同档案（A4） 文书档案分类中的合同项是与工程建设无关的所有合同。整理时先区分公司，再以合同字号为划分标准，分别排序编号。 （1）行政采购类合同：该类合同包含的是和行政、后勤、经营管理过程中产生的与工程建设无关的采购合同，这类采购基本上是为了满足日常办公，管理、组织活动等方面所需的物品。如：家具；办公电脑、打印机、传真机、电话机等办公设备；纸张、文件夹等办公用品；低值易耗品；印刷品；公务汽车等。 行政类采购合同与工程类采购合同区分参考方法： （i）可查看采购申请部门，行政类采购合同一般由地区公司人事行政部等部门申请采购； （ii）具体查看合同涉及的标的内容